Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

--- en:personen:serienbriefepccaddie:serienbriefepccaddie [2010/09/04 10:01] – external edit 127.0.0.1
+++ en:personen:serienbriefepccaddie:serienbriefepccaddie [2013/03/03 14:28] – [Form letters with PC CADDIE] ml
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 {{indexmenu_n>06}}
-====== Serienbriefe mit PC CADDIE ======
+====== Form letters with PC CADDIE ======
-Diese Funktion unterscheidet sich von den vorherigen dadurch, dass statt Listen oder Formularen Briefe gedruckt werden können.
+Go to //**Persons/Print.../Form letters**// to create your form letters. This feature is the basis for //**Write form letters with Word.**//
-Die Brieffunktion in PC CADDIE ist besonders wichtig für die Rechnungsschreibung. Für normale Briefe (Rundschreiben etc.) wird jedoch wegen der grösseren Gestaltungsmöglichkeiten empfohlen, die Texte beispielsweise mit Word für Windows (von Microsoft) oder ähnlichen Textverarbeitungssystemen zu drucken. Es ist sehr leicht möglich, dabei auf die, in PC CADDIE gespeicherten, Adressen zurückzugreifen (siehe **//Personen/Adressen exportieren//**). Dennoch können Sie mit dieser Funktion sehr einfach beliebige Briefe verfassen und gleich darauf ausdrucken lassen:
+For more details go to[[en:personen:serienbriefeword:form letters with Word|]]
+or go to [[de:personen:serienbriefeopenoffice:serienbriefeopenoffice|]].
-{{:de:personen:serienbriefepccaddie:serienbrief.png|}}
+The form letter feature in Pcc can be used for writing invoices. For normal letters (like newsletters etc.) we recommend to write your text with programmes like Word (Microsoft) or other similar word processing programmes, as there are more layout and design possibilities. You can then easily use the needed addresses you have saved in Pcc (for more details go to [[en:personen:adressexport:export addresses.|]])
-Bevor ein Text ausgedruckt werden kann, muss er selbstverständlich editiert (eingegeben oder verändert) werden. Wählen Sie dazu die Schaltfläche **//Editieren//**:
-{{:de:personen:serienbriefepccaddie:mahnung_1.png|}}
-Um ihn als Serienbrief, das heißt für mehrere Adressaten zu gestalten, ohne dass die personenspezifischen Daten jeweils eingegeben werden müssen, werden anstatt Briefkopf, Adresse oder Namen der anzuschreibenden Personen Befehle und Felder in eckigen Klammern verwendet. Sie werden nicht so gedruckt, wie sie im Eingabefenster stehen, sondern statt ihrer werden bestimmte Funktionen ausgelöst oder Daten der angeschriebenen Person eingefügt.
-Zwei besondere Schaltflächen: **//Befehle //**und**// Felder//**, ermöglichen es, auf besonders zeitsparende Weise Serienbriefe zu erstellen. Serienbriefe sind inhaltlich ähnliche Briefe, die an mehrere Personen geschickt werden (Rechnungen, Rundschreiben etc.).
-Diese Briefe können durch bestimmte "<WENN>-Bedingungen" noch jeweils auf verschiedene Personengruppen inhaltlich zugeschnitten werden.
-===== Befehle =====
-Befehle sind definierte Wörter, mit denen beim Ausdruck des Briefes eine Aktion ausgelöst wird. Zum Beispiel druckt das Programm über dem Brief und seinen Folgeseiten einen Briefkopf, sobald im Brief der Befehl „<BRIEFKOPFMITFUSSZEILEN>“ auftaucht. Ein Befehl muss immer allein in einer Zeile stehen. Alle Buchstaben müssen groß geschrieben werden. Beim Ausdruck wird dann der Befehl ausgeführt, die übrige Zeile wird ignoriert (es entsteht auch keine Leerzeile).
-{{:de:personen:serienbriefepccaddie:befehl_suchbegriff.png|}}
-^BEFEHL ^ ERLÄUTERUNG |
-^ **//<BRIEFKOPFMITFUSSZEILEN> //** | Dieser Befehl sorgt dafür, dass über dem Brief ein Briefkopf mit Clubnamen und Clubanschrift gedruckt wird. Dieser Briefkopf wird von PC CADDIE automatisch aus den Clubdaten zusammengesetzt, die bei **//Einstellungen/Programm-Einstellungen/Clubadresse, Bankverbindung//** eingegeben werden. Zusätzlich wird unter jeder Seite eine Fusszeile mit den Bankverbindungen gedruckt.|
-^ **//<BRIEFKOPFOHNEFUSSZEILEN>//** | Funktioniert wie der obige Befehl, nur dass keine Fusszeilen gedruckt werden. |
-^ **//<FUSSZEILEN>//** | Mit diesem Befehl erreichen Sie, dass nur Fusszeilen und kein Briefkopf gedruckt werden (Das ist dann sinnvoll, wenn Sie zum Beispiel Briefpapier mit Briefkopf aber ohne eingedruckte Bankverbindung verwenden). |
-^ **//<SEITENZÄHLER>//** | Taucht dieser Befehl im Schreiben auf, wird die Seitenzählfunktion aktiviert. Über der Fusszeile wird dann die Nummer der Folgeseite und oben auf der Folgeseite die Seitennummer ausgedruckt.|
-^ **//<ABSENDER>//** | Dieser Befehl sorgt für den Ausdruck einer Absenderzeile über der Adresse (für Fenster-Briefumschläge). Normalerweise wird der Absendertext automatisch aus den Clubdaten zusammengesetzt. Er kann jedoch auch individuell eingegeben werden, indem Sie den nächsten Befehl aus der Liste anwählen: |
-^ **//<ABSENDER:>//** | Ergänzen Sie nun bitte den Befehl mit Ihren Angaben. Zum Beispiel: <ABSENDER: Golfclub Schwarze Heide e.V. - Bottrop> |
-^ **//<ADRESSE>//** | Mit diesem Befehl wird die Adresse eingefügt. Es wird automatisch dafür gesorgt, dass die Adresse in der, für Fenster-Briefumschläge, richtigen Zeile gedruckt wird. Das funktioniert natürlich nur, wenn auch die Druckerparameter richtig eingestellt sind. |
-^ **//<ADRESSE_MIT_DATUM>//** | Hier wird zusätzlich zur Adresse rechtsbündig das Druckdatum mit ausgedruckt. |
-^ **//<Typ>//** | Hier wird von PC CADDIE der Typ eingetragen, zum Beispiel „Rechnung“. Wenn Sie diesen Befehl einsetzen, erkennt PC CADDIE automatisch, ob Sie eine Rechnung, ein Duplikat oder eine Zusammenfassung ausdrucken. PC CADDIE schreibt dann im Layout von selbst den richtigen Befehl. |
-^ **//<ANREDE>//** | Statt der Zeile, in der **//<ANREDE>//** steht, wird die korrekte Anrede für die angeschriebenen Personen automatisch eingefügt. Zum Beispiel „Sehr geehrte Clubmitglieder“; „Sehr geehrter Herr Soundso...“. |
-^ **//<ANREDE_HERR_FRAU>//** | Funktioniert genauso, nur dass auch Mitglieder mit „Sehr geehrter Herr“ und nicht mit „Sehr geehrtes Clubmitglied“ angeredet werden.|
-^ **//<KONTOAUSZUG>//** | Mit diesem Befehl wird ein Kontoauszug für die angeschriebene Person und ggf. ihre Familie im Brief eingefügt. Dieser Kontoauszug sollte unabdingbarer Bestandteil einer Rechnung sein. Darin werden die zu bezahlenden Beiträge für jedes Familienmitglied einzeln explizit aufgeführt.|
-^ **//<KONTOAUSZUG>//** | Mit diesem Befehl wird ein Kontoauszug für die angeschriebene Person und ggf. ihre Familie im Brief eingefügt. Dieser Kontoauszug sollte unabdingbarer Bestandteil einer Rechnung sein. Darin werden die zu bezahlenden Beiträge für jedes Familienmitglied einzeln explizit aufgeführt.|
-^ **//<KONTO TEXT DATUM ZEIT MWST NETTO BRUTTO ZWEIT> //** | Mit diesem Befehl können Sie genau angeben, was im Konto erscheinen soll. Alle Eingabemöglichkeiten sind oben aufgeführt   wenn Sie nur einzelne Bestand¬teile wünschen, löschen Sie diese einfach. |
-^ **//„TEXT“//** | Sorgt für die Ausgabe des verlängerten Buchungstextes. Der normale Text wird immer ausgegeben, auch wenn **//„TEXT“//** nicht angegeben wurde. Deshalb kann **//„TEXT“//** nicht sinnvoll mit **//„DATUM“//** und **//„ZEIT"//** kombiniert werden. Wird hier **//„ZWEIT“//** angegeben, werden im Kontoauszug auch die Einträge noch berücksichtigt, die bereits mit „R“ oder einer anderen Bearbeitungskennzeichnung markiert sind (für Zweitrechnungen oder Kontenauszüge in Mahnungen). Auf das Aussehen des Kontoauszugs hat diese Eingabe keinen Einfluss.|
-^ **//<RECHNUNGEINZELN>//** | Mit diesem Befehl erhalten Sie eine Einzelaufstellung aller gekauften Artikel. |
-^ **//<RECHNUNG//**> | Hier werden im Serienbrief immer nur die Rechnungsnummern mit Datum und Gesamtbetrag aufgelistet. Die beiden Befehle **//<RECHNUNGEINZELN>//** und **//<RECHNUNG>//** bieten zusätzliche Möglichkeiten. Diese beiden Optionen sind vor allem wichtig, um in Proshop- oder Gastronomie-Konten Abrechnungen über die Rechnungen zu drucken, die auf das Konto gebucht (also nicht sofort bezahlt) wurden.|
-^ **//<BANKVERBINDUNG>//** | Mit diesem Befehl wird die komplette Bankverbindung des angeschriebenen Mitglieds zur Kontrolle bei Rechnungen eingefügt.|
-^ **//<WENN>, <WENN_EINZUGSERMÄCHTIGT>, <WENN_NICHT_EINZUGSERMÄCHTIGT>, <ENDE_WENN>//** | Mit diesen Befehlen kann der Brief unterschiedlichen Personentypen individuell angepasst werden. Der Bereich zwischen dem **//<WENN>//** und dem **//<ENDE_WENN>//** wird immer nur dann gedruckt, wenn für die angeschriebene Person die Wenn-Klausel erfüllt ist. |
-^ **//<UMBRUCH:>//** | Dieser Befehl erzwingt einen Seitenumbruch, wenn der Drucker bereits in der X-letzten Zeile des Blattes angekommen ist, sonst wird der Befehl ignoriert.|
-^ **//<UMBRUCH:6>//** | Bedeutet zum Beispiel, dass ein Seitenwechsel vorgenommen wird, wenn die Zeile, in der der Befehl steht, die 6. Druckzeile von unten wäre. Mit diesem Befehl kann also dafür gesorgt werden, dass ein Seitenumbruch gegebenenfalls vor einem Bereich durchgeführt wird, der unbedingt ungetrennt auf einer Seite sein soll. |
-^ **//<RECHNUNGEN>//** | Auflistung der noch offenen Rechnungen mit Rechnungsdatum, Betrag und Mahnstufe.|
-==== Felder ====
-:!: WICHTIG: Funktionen und Befehle müssen genau so geschrieben werden, wie dies vorgegeben ist. Es sind nur Grossbuchstaben für die Befehls- und Felderwörter erlaubt.
-Drücken Sie die Schaltfläche **//Felder.//**In der geöffneten Liste können Sie nun ganz einfach  einen Befehl oder ein Feld auswählen:
-{{:de:personen:serienbriefepccaddie:felder_suche.png|}}
-Das gewählte Feld wird dann an von PC CADDIE an der Cursorposition eingefügt.
-==== Tabulatoren ====
-;-) Durch Tabulatoren wird es PC CADDIE möglich, einen Text in der schöneren Proportionalschrift zu drucken und dennoch dafür zu sorgen, dass Textbestandteile die bündig untereinander erscheinen sollen auch wirklich untereinander gedruckt werden. Im Editor werden Texte immer in einer nicht proportionalen Schrift eingegeben, bei der jedes Zeichen gleich breit ist. Dadurch wird es leicht möglich, durch Leerzeichen Textstellen untereinander anzuordnen, zum Beispiel:
-Unsere Bankverbindung:	Deutsche Bank AG
-	BLZ 390 601 80
-	Konto-Nr. 123456789
-Wenn Sie jedoch diesen Text einfach so in proportionaler Schrift (bei der beispielsweise ein i schmaler als ein W ist) drucken würden, würde er so aussehen:
-Unsere Bankverbindung: 	Deutsche Bank AG
-	BLZ 390 601 80
-	Konto-Nr. 123456789
-Deshalb müssen Tabulatoren an die Stellen gesetzt werden, die auch im Ausdruck untereinander erscheinen sollen. Benutzen Sie dazu die Schaltfläche {{:de:personen:serienbriefepccaddie:tab_taste.png|}} oberhalb des Eingabefensters. Sie können auch die Tastenkombination **//Alt + T//** verwenden. Die Tabulatortaste der Tastatur funktioniert hingegen nicht, da Sie zum Wechsel zwischen den Eingabefeldern benötigt wird. Der Beispieltext sollte jetzt im Editier-Fenster so aussehen:
-Unsere Bankverbindung:	-> Deutsche Bank AG
-	                -> BLZ 390 601 80
-	                -> Konto-Nr. 123456789
-Gedruckt sieht das Ganze dann so aus:
-Unsere Bankverbindung: 	Deutsche Bank AG
-	                BLZ 390 601 80
-	                Konto-Nr. 123456789
-Tabulatoren sind insbesondere auch für die Gestaltung von Ausschreibungstexten von Bedeutung.
-:!: WICHTIG: Beachten Sie, dass PC CADDIE die schönere Proportionalschrift in einem Brief nur benutzt, wenn einmal ein Tabulator im Text vorkommt. Setzen Sie deshalb in jedem Brief an eine freie Stelle einen einzelnen Tabulator, auch wenn Sie ihn nicht zum Einrücken benötigen, um die Proportionalschrift zu aktivieren.
-===== Schriftarten =====
-Die Schriftenvielfalt ist bei PC CADDIE natürlich nicht so groß und flexibel wie beispielsweise in Word. Dennoch gibt es einige Möglichkeiten: Drücken Sie auf **//Schrift//** um einen Schriftbefehl auszuwählen. Wenn Sie beispielsweise „dies ist ~F~U TEXT ~f~u“ eingeben, wird **__„TEXT“ fett und unterstrichen__** gedruckt. Den Beginn einer bestimmten Formatierung wählen Sie mit **//~GROSSBUCHSTABE//** (zum Beispiel **F = fett,** __U = Unterstrichen,__ B = breit etc), das Ende einer bestimmten Formatierung mit **//~kleinbuchstabe//** (wieder f = fett aus, u = unterstrichen aus, b = breit aus etc.).
-===== Speichern und Löschen =====
-Mit den Schaltflächen **//Format speichern//** und **//Format löschen//** können Sie neue Texte unter einem Namen speichern bzw. nicht mehr benötigte Texte löschen. Bestehende gespeicherte Texte werden einfach ausgewählt, indem Sie bei **//Name//** die Liste herunterklappen und den gewünschten Text wählen.
-===== Serienbrief drucken =====
-Sind Sie mit Ihrem Format zufrieden, oder haben Sie ein bereits bestehendes für den Serienbrief ausgewählt, verlassen Sie das Fenster durch Drücken der Taste **//Ende. //**Sie gelangen nun wieder in das Ausgangsfenster:
-{{:de:personen:serienbriefepccaddie:drucken_brief.png|}}
-In einem nächsten Schritt können Sie die durch Ausklappen der Liste die **//Personengruppe//** bestimmen, für welche der Serienbrief gedruckt werden soll. Wir haben diesen Schritt bereits im Kapitel **//Personen neu anlegen, bearbeiten, löschen.../Personenliste//** erklärt. Haben Sie alle gewünschten Angaben gemacht, können Sie den Druckvorgang durch Betätigen der Taste **//Drucken//** auslösen.
-:!: Bitte beachten Sie, dass diese Vorgehensweise einen Brief zu schreiben in jeglichen Rechnungen zwar sehr gut zu verwenden ist, es jedoch für gewöhnliche Briefe viel besser ist, diese über **//Personen/Serienbrief mit Microsoft Word schreiben//** zu schreiben.

PCCaddie

Unterschiede