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Mit Timetable-Regeln schränken Sie im Regelfall die Buchungsmöglichkeiten für bestimmte Personen, festgelegte Zeiten oder Plätze ein, die PC CADDIE automatisch erkennt und abarbeitet.
Um diese Einschränkungs-Automatiken festzulegen, klären Sie zuvor zwei grundlegenden Fragen:
1. WER DARF wann, wie und ggf. wie oft bzw. noch nicht oder NICHT mehr buchen?
2. WANN gilt für WEN welcher abweichende Greenfee-Preis?
Einschränkungs-Beispiele aus der Praxis:
Sie können also Personenkreise ausschließen, zeitliche und zahlenmäßige Limits setzen und sich die Regeln zur Verdeutlichung farblich im lokalen Timetable anzeigen lassen.
Timetable-Regeln / Buchungseinschränkungen definieren Sie in PC CADDIE unter dem Menüpunkt Timetable/Timetable-Regeln definieren oder im Timetable über die Tastenkombination Strg/Ctrl + F11
Jetzt erklären wir Ihnen einfache Filterfunktionen, um das Anlegen von Timetable-Regeln verständlich zu machen. Dabei sind folgende Grundsätze zu beachten.
Folgen Sie stets dem Grundsatz: Die Timetable-Regel spricht immer von einer „Einschränkung“ oder einem „Verbot“ - gültig für eine bestimmte Personengruppe, für eine bestimmte Zeit. Die Bezeichnung muss so aussagekräftig sein, dass die Personengruppe oder der Anwender sie versteht - auch bei der PC CADDIE://online Buchung.
Teilen Sie die Regeln portionsweise auf und arbeiten Sie „Verbot“ für „Verbot“ nach und nach getrennt voneinander ab.
Bitte beachten Sie, dass für die Preis/Artikelbestimmung die weiter oben stehende Regel höhere Priorität hat.
Um nichts zu vergessen, könnte es helfen, vorab ein Ordnungsschema zu skizzieren.
Klicken Sie Neu (F9), um eine Regel anzulegen:
Wir zeigen Ihnen nun, wie Sie die einzelnen Felder dieser Funktion einsetzen können und beginnen mit der Lasche Filter + Zeit:
Ist eine Regel soweit definiert wie vorab beschrieben, können Sie in der Lasche Artikel einen gewünschten Artikel wählen, der für Ihre erstellte Regel greifen soll.
Ausnahmen bei den Artikeln: Im Artikel können Sie die Personengruppe festlegen - (Artikelautomatik), für die die Ausnahme greifen soll. Wenn es keine Ausnahme gibt, wird der Grundartikel genommen.
Fallbeispiel: Alle Gäste zahlen am Wochenende und an Feiertagen einen festgelegten Greenfeepreis. Ausnahme: Gäste mit dem Mitgliedsstatus Interessent zahlen am Wochenende nichts, wohl aber an Feiertagen.
Der Greenfee-Artikel hierfür sieht wie folgt aus: Über den Button Automatik kann man die Ausnahmen definieren. Alle Gäste zahlen wochentags den festgelegten Preis.
Um in PC CADDIE Einschränkungen mit einer Timetable-Regel zu automatisieren, stehen Ihnen die Funktionen der Buchungsbeschränkung zur Verfügung.
Regeln für einen gewissen Zeitraum: Man kann dafür sorgen, dass die Regeln auf das Anfangs- und Enddatum achten, welches im Reiter Filter+Zeit eingegeben ist und für die Regel grundsätzlich gilt. Damit das geht, muss man in der Regel, im Reiter Darstellung unter „Spezial“ dieses eintragen: LIMITDATFT
In diesem Dialog definieren Sie die Darstellung einer Regel nach außen. An dieser Stelle finden wir Antworten auf folgende Fragen:
Soll eine Warnung angezeigt werden?
Wenn ja, welche?
Ist die Regel allgemein gültig oder nur für bestimmte Buchungsverfahren?
Soll eine farbliche Darstellung im Timetable sichtbar sein? etc.
1. Warnung Definieren Sie hier, ob und wann gewarnt werden soll, falls diese Regel in Kraft tritt.
Ist eine Warnung aktiviert, kann online keine Buchung getätigt werden, stattdessen erhält die buchende Person die Kunden-Information, die in der Bezeichnung oder unter Punkt 8 hinterlegt ist.
Halten Sie die Definition der Regel kurz und klar.
- Keine Warung bezüglich Filter: Alle Einstellungen, die in der Lasche Buchungsbeschränkung eingegeben werden, müssen mit keine Warnung bezüglich Filter versehen werden, da sonst die Regel schon ohne weitere Prüfung blockiert - auch wenn nur der Filter passt (z.B. Alle Personen).
- Bei nicht passenden Personen warnen: Hiermit werden alle Personen blockiert, die nicht zum Personenfilter passen, den Sie unter Filter + Zeit definiert haben.
- Bei zum Filter passenden Personen warnen: Hiermit werden alle Personen blockiert, die im Personenfilter unter Filter + Zeit definiert sind geblockt.
- Immer warnen, wenn der Zeitrahmen stimmt: Damit blockieren Sie alle Buchungen, egal was im Personenfilter unter Filter + Zeit definiert ist. Diese Option brauchen Sie z.B., um Buchungen 5 Tage vor dem Termin ab 8 Uhr morgens freizugeben. Dazu müsste die Regel wie weiter oben unter Filter + Zeit Punkt 9 aufgehoben werden.
2. Farbe Untermalen Sie eine Regel zusätzlich mit einer Farbe. Diese lässt sich so auch im Timetable anzeigen und erleichtert einem die Übersicht durch die zusätzliche optische Unterstützung (z.B. Teetimes die ausschließlich Mitgliedern zugänglich sind werden farblich hervorgehoben). Diese Farben werden nicht in die PC CADDIE://online Services übernommen.
3. Spezielle Funktion bei PC CADDIE:online
- Die mit roter Farbe hinterlegte Einstellung blockieren alle Buchungen, egal was in den anderen Laschen eingegeben oder welcher Personenfilter ausgewählt wurde:
- Die mit gelber Farbe hinterlegte Einstellung sperrt den ganzen Flight, sobald eine Buchung vorgenommen wurde. Diese Einstellung wird häufig für Buchungen bei Golfpros angewendet, wenn Sie zulassen möchten, dass eine Person eine Lektion für sich und noch jemanden buchen darf, sich aber keine fremde Person zu bereits gemachten Buchungen dazubuchen kann:
- Die mit grüner Farbe hinterlegten Einstellungen sind keine Sperrungen sonder sind für informative Regeln gedacht. Hiermit können Sie z.B. hinterlegen, dass Sie zu gewissen Zeiten Sonderpreise anbieten oder dass gerade Pflegearbeiten auf dem Platz durchgeführt werden:
- Die mit grauer Farbe hinterlegten Einstellungen gelten bis auf die letzte Option immer für den ganzen Tag und es können keine Buchungen gemacht werden. Diese Einstellung wird gebraucht, wenn Sie z.B. die Startzeiten auf den hinteren 9 Löchern zur Ansicht freigeben, aber nicht gebucht werden können.
4. Diese Regel gilt für folgende Buchungsverfahren Bestimmen Sie hier, bei welchen Buchungsverfahren (nur Online, nur vor Ort, beides etc.) die Regel angewendet werden soll.
5. Übergehen der Regel nur mit besonderen Rechten Ist diese Option aktiviert, kann diese Regel von lokalen Mitarbeitern mit Basiszugängen nicht mehr übergangen werden und verhindert eine Buchung. Mitarbeiter müssen Supervisor-Status haben oder vollen Umsatz-Zugriff, um eine Buchung trotz einer solchen Regel vorzunehmen.
6. Anwendung ab Einbuchungstag Die Regel gilt ab Einbuchungstag für die X kommenden Tage: z.B. für die nächsten 3 Tage → Tag 1 bis 3 / für morgen → Tag 1 bis 1.
7. Spezial Hier können Sonderbefehle für Regeln eingetragen werden, die nicht über die Standarteinstellungen erstellt werden können. Dabei unterscheidet PC CADDIE folgende Befehle:
- FAREA:0901 Automatische Folgebuchungen werden mit dieser Regel zum gewünschten Zeitpunkt auf einem anderen als dem normalen Folgebuchungsbereich gemacht (Anpassung möglich) Dabei ist 0901 stellvertretend für ein beliebiges Timetable-Kürzel. Z.B. sind die Löcher 10-18 jeweils am Montag gesperrt, die Folgebuchungen sollen dann auf die 9-Loch Anlage gebucht werden.
- MAXPR:2 oder MAXPR:1 In einer Partie dürfen maximal 2 Platzreife-Spieler gebucht sein.
- MAXC6:2 In einer Partie dürfen maximal 2 Spieler der HCP-Kategorie 6 gebucht werden.
Hier ist keine Anpassung möglich, es handelt sich hier um eine fixe Regel.
8. Kunden-Information bei Sperrung Bitte füllen Sie dieses Feld ausschließlich dann aus, wenn das Feld Bezeichnung zu kurz ist. Sie suchen sonst unter Umständen sehr lange, welche Regel beispielsweise online dafür zuständig ist.
Im Reiter Bereiche können Sie festlegen, für welche Timetable-Bereiche die Regel gelten soll. Hier muss immer irgendein Bereich angehakt werden:
Unter Bereiche bestimmen Sie ausschließlich, für welche Plätze/Trainer etc. die Regel außerdem gelten soll.
Im Unterschied zu nachfolgendem Screenshot prüft es unter der Lasche Bereiche eben NICHT übergreifend. Dafür gibt es die Bereiche nochmals in der Lasche Buchungsbeschränkung. Diese werden aber eher selten angehakt:
Testen Sie nun die Regeln eingehend. Über das Menü Timetable/Timetable-Regeln festlegen gelangen Sie in den Hauptdialog der Timetable-Regeln. Wählen Sie die zu testende Regel und betätigen den Button Test.
Definieren Sie Person, Datum und Uhrzeit der gewünschten Buchung und testen Sie Ihre Einstellungen. PC CADDIE zeigt Ihnen alle Regeln, die zu diesem Zeitpunkt aktiv sind. Die Einträge in Klammern gelten zwar in der gewählten Periode, warnen oder beschränken bei dieser Person/Buchung jedoch nicht. Die Einträge ohne Klammern würden zu einer Warnung führen.
Diese Warnung kann in Abhängigkeit der Lasche Darstellung auch im Timetable angezeigt werden, sollte eine entsprechende Buchung gemacht werden.
Hinterlegen Sie in den Regeln entsprechend deutliche Namen bzw. anzuzeigende Informationen.
Über Buchung am können Sie tatsächlich so tun, als wäre der für Sie wichtige Tag „X“.
Für die PC CADDIE://online Teetime-/Trainer-Reservierung können die Regeln anhand spezieller Eingaben zusätzlich visualisiert werden. Der Vorteil ist, dass man direkt sehen kann, was womöglich erlaubt oder auch nicht erlaubt ist.
Die verschiedenen Möglichkeiten haben wir hier aufgelistet:
Kürzel | Bedeutung | Verwendung in der Praxis |
---|---|---|
Informationen MIT Buchungs-Sperrung | ||
*M | Der Text Nur für Mitglieder buchbar! wird online angezeigt. | Häufig |
*Q | Nur für Mitglieder mit eigener Text-Anzeige (Text hinter dem Kürzel). | Selten |
*L | Der Text Nur lokal buchbar wird online angezeigt | Häufig |
*D | Das D steht für Buchung deaktiviert - OHNE Textanzeige. | Selten |
*N | Die Buchung ist deaktiviert. Im Standardmodul werden hier statt Pfeile Stoppschilder angezeigt - OHNE Textanzeige. | Selten |
*T | Der Text Nur telefonisch buchbar. wird online angezeigt. | Häufig |
*K | Das K steht für nicht buchbar, mit Anzeige des dahinter angegebenen Textes. | Häufig |
*U | Das U steht für nicht buchbar, OHNE Anzeige des dahinter angegebenen Textes. | Selten |
*S | Dieses Kürzel heißt, sobald da ein Spieler eingebucht ist, ist die Startzeit vollständig geblockt, egal ob da noch Plätze frei sind oder nicht. Dies ist im übertragenen Sinne die Trainer-Option auch für andere Bereiche. | Selten |
Informationen OHNE Buchungs-Sperrung | ||
*$ | Der Text hinter dem Kürzel beschreibt ein Angebot/Schnäppchen, welches innerhalb der Zeiten gilt. | Häufig |
*I | Das I steht für Information, das ist sehr praktisch im Bezug auf Informationen zu einer bestimmten Zeit. | Häufig |
*G | Das *G macht dasselbe wie *I, nur dass es in nur einer Zeit eingebucht für den ganzen Tag gilt. | Häufig |
*# | Dieses Kürzel macht in einem Filter dasselbe wie in der Sperrung der Haken Text im Internet anzeigen | Selten |
*P | Das P steht für Picture. Aus dem Dateimanager im PC CADDIE://online Clubmanager kann man sich ein Bild aussuchen. Das Bild heißt dann beispielsweise stern.png. Als Beispieltext nehmen wir Fröhliche Weihnachten. Zusammengesetzt für die Bemerkung sieht das so aus: *Pstern.png|Fröhliche Weihnachten. | Selten |
Tagessperrungen MIT oder OHNE Ansicht des Timetables | ||
*- | Ist an einem Tag ein *- gesetzt, wird der Text Tagessperrung MIT Ansicht aus dem PC CADDIE://online Clubmanager angezeigt. Der PC CADDIE://online Timetable bleibt ersichtlich, ist aber nicht buchbar. In der Praxis wird das für Wochentage eingesetzt, die nicht buchbar, wohl aber als Belegungsinformation einsehbar sein sollen. | Häufig |
*+ | Dieses Kürzel zeigt den Timetable online an. Der Text hinter dem Kürzel wird über dem Timetable angezeigt. | Selten |
*X | Hier wird der komplette Tag gesperrt. Der Timetable wird in PC CADDIE://online ausgeblendet. Der Text Tagessperrung OHNE Ansicht aus dem PC CADDIE://online Clubmanager wird angezeigt. | Selten |
*Y | Der komplette Timetable wird ausgeblendet. Angezeigt wird nur der Text, der hinter dem Kürzel angegeben wird. | Selten |
Für alle Beispiele setzen Sie das Kürzel (Sternchen + Buchstabe/Zeichen) in das Feld Bezeichnung.
Übrigens können diese Kürzel gleichermaßen in Sperrungen und Filterbuchungen verwendet werden.
Ein paar Praxisbeispiele sehen Sie hier:
*M Nur für Mitglieder buchbar! |
---|
Die angemeldete Person muss also aus Sicht der Online-Datenbank Clubmitglied sein, damit sie buchen darf. |
*D Nicht buchbar ohne Information |
Hierbei werden die nicht buchbaren Zeiten rot und ohne Information angezeigt. Das ist weniger „auffallend“ als der nächste Status. Der Text ist nicht ersichtlich. |
*L Nur lokal buchbar/Online nicht buchbar |
*$ Schnäppchen (Spezialangebot) |
Diese Einstellung informiert zwar, blockiert jedoch nicht die Buchung. Bitte achten Sie hier besonders auf die Bezeichnung. |
Veranschaulichen Sie Ihren Kunden direkt die Buchungsmöglichkeiten.
Bitte beachten Sie, dass die Regeln in etwa stündlich mit der Online-Datenbank abgeglichen werden. Sie können diese daher einfach manuell hochladen, indem Sie über den PC CADDIE Infodesktop den PC CADDIE://online Clubmanager aufrufen und die Regeln aktualisieren: Regeln vom lokalen PC CADDIE System abfragen.
Heben Sie besondere Preismodelle oder Tagesangebote optisch auf dem Timetable hervor. Auf Wunsch auch online sichtbar und für Ihre Gäste buchbar.
Einen Early-Morning-Tarif während der jährlichen Platz-Aerfizierung definieren Sie in PC CADDIE wie folgt:
1. Regel zur Anzeige und Online-Buchung des Greenfee-Angebotes
2. Regel zur Anzeige der Platzpflegezeiten
So zeigt sich dann das Ergebnis Ihrer Eingabe:
Diese Regel ist besonders für freischaffende Trainer sehr praxisnah, nicht dass ihm jemand 10 Minuten zuvor vom Platz aus eine Stunde belegt, während der Trainer gerade eben sein Mittagessen zu sich nimmt, weil ja nichts gebucht war.
Im lokalen Timetable sieht das wie folgt aus, somit wird auch das Sekretariat darauf hingewiesen:
In PC CADDIE://online sieht das wie folgt aus:
Bei Ihnen liegt gerade Schnee, oder es braucht in der Zwischensaison (Winter) schlicht keine Startzeiten? Dann empfiehlt sich folgende Timetable-Regel.
Gehen Sie nun in den PC CADDIE://online Clubmanager und dort auf Teetimes. Dort können Sie über Regeln vom lokalen PC CADDIE System abfragen die Regeln neu hochladen. Ebenso im PC CADDIE://online Clubmanager können Sie über Texte einen Text wie diesen publizieren:
Liebe Mitglieder, liebe Gäste,
im Moment benötigen Sie keine Startzeiten. Zu Ihrer Information können Sie die Belegung dennoch einsehen. Für Ihre Fragen und Anliegen rund um die schönste Nebensache der Welt stehen wir sehr gerne persönlich unter +49 1234 567890 zur Verfügung.
Ihr Golfclub Sonnenschein Team
So sieht das letzlich in PC CADDIE://online aus - die Belegung ist ersichtlich (Morgenfrost kann über Sperrungen eingefügt werden), jedoch kann sich niemand einbuchen.
Diese Regel ist mit anderem Text ebenso hilfreich für Anlagen, bei denen an den Werktagen keine Startzeitenbuchung nötig ist. Der Kunde kann die informative Belegung einsehen und weiß damit genau, wann er nicht spielen kann.
Mit einer Regel wie zuvor beschrieben, kann man schnell und einfach mit dem Kürzel *K und einem passenden Text in der Regel-Bezeichnung für einen bestimmten Zeitraum den gewünschten Trainer sperren.
Möchte man die Anzahl Buchungen pro User auf ein Maximum begrenzen, so definiert man folgende Regel:
Hier ist definiert, dass am aktuellen Tag (innerhalb von +/- Tagen 0) maximal 2 Buchungen gemacht werden können
Für die Starlisten im Wettspiel gibt es die „Flighttrennung“. Lesen Sie den Abschnitt „Reihenfolge“! Dieselben kann man auch für den Timetable aktivieren:
Legen Sie eine Regel an, indem Sie auf „neu“ klicken. Sie können die Standardeinstellungen lassen und nur im Reiter „Darstellung“ bei Spezial folgendes eintragen: FTCHK
Es erscheint folgende Meldung:
Corona Maßnahmen im Club
Mit unserem Startzeitensystem können Sie im Falle der Öffnung der Golfanlagen unter behördlichen Auflagen den Spielbetrieb organisieren. Es kann über Filter-Einschränkungen des Startzeiten-Systems automatisiert werden, dass nur eine festgelegte Anzahl von Spielern im Flight, in festgelegten Abständen auf der Anlage sind – ganz ohne Personalkontakt.
Hier finden Sie Beispiele, die Sie über die Timetable-Regeln einstellen können. Diese Beispiele sind miteinander kombinierbar. Wir empfehlen Ihnen für jede Einschränkung bzw. Maßnahme eine eigene Regel zu erstellen.
Melden Sie sich gerne bei unserer Support-Hotline, wenn Sie Unterstützung benötigen.
Timetable-Regeln / Buchungseinschränkungen definieren Sie in PC CADDIE unter dem Menüpunkt Timetable/Timetable-Regeln definieren oder im Timetable über die Tastenkombination Strg/Ctrl + F11
Mit folgender Regel können Sie eine Startzeit für weitere Buchungen blockieren. So wäre es zum Beispiel möglich, dass jemand online eine Startzeit nur für sich selber oder auch mit einem Freund buchen kann, sich danach aber niemand „Fremdes“ mehr hinzubuchen kann.
Lasche „Filter und Zeit“:
Lasche „Darstellung“:
Lasche „Bereiche“:
In diesem Beispiel gehen wir davon aus, dass Sie Startzeiten von 8:00 Uhr bis 20:00 Uhr im 10 Minuten Intervall vergeben wollen, jedoch mit Pausen zwischen den Flights.
Sollten Sie andere Zeiten vergeben und / oder ein anderes Zeitraster nutzen, dann passen Sie dies entsprechend einfach an in Ihrer Regel.
„Nach einer gebuchten Startzeit sollen zwei Startzeiten (20 Minuten) pausiert werden“.
Dazu erstellen Sie eine neue Regel, die das Starten zwischen den erlaubten Zeiten verbietet:
Lasche „Filter und Zeit“:
Lasche „Darstellung
Lasche „Bereiche“:
Beachten Sie bitte, dass Sie für diese Regel eine PC CADDIE Version benötigen, die mindestens das Versionsdatum 14.04.2020 hat. Dieses können Sie unter Ende → Wissenswertes nachschauen. Sollten Sie Hilfe beim Aktualisieren der Version benötigen, melden Sie sich gerne bei unserem Support.
Um die Personenzahl innerhalb eines Flights zu begrenzen, erstellen Sie eine neue Regel wie folgt:
Lasche „Filter und Zeit“:
Lasche „Darstellung“:
Lasche „Bereiche“:
Wenn nur Ihre Mitglieder Startzeiten buchen dürfen, dann erstellen Sie eine neue Regel wie folgt:
Lasche „Filter und Zeit“:
Lasche „Darstellung“:
Lasche „Bereiche“:
Das Wichtigste für diese Regel in Kürze:
Wenn man eine Regel erstellen möchte, die maximal eine Buchung am (selben) Tag erlaubt, muss bei den Tagen eine 0 (Null) stehen und darunter bei Buchungen eine 1. Wenn bei den Tagen eine 1 steht, dann würde der Tag davor und danach auch noch geprüft werden (Heute +1 = Morgen).