Inhaltsverzeichnis

Datenexport Betriebsprüfung
- Export-Dateien
- Praktische Antworten zu Einzelbelegen

Datenexport Betriebsprüfung

GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Über Umsätze/Datenexport Betriebsprüfung gelangen Sie zum Datenexport Betriebsprüfung. Die hiermit ausgegebenen Dateien werden im CVS Format gespeichert und können vom Finanzamt eingelesen werden. Achten Sie bitte darauf, in welchem Kontenbereich Sie sich befinden. Wenn Sie die Daten aus einem Kassenkontenbereich, wie zum Beispiel UMSATZ, ausgeben möchten, wechseln Sie bitte vor dem GoBD-Export den entsprechenden Kontenbereich.

Wie Sie den Kontenbereich wechseln, erfahren Sie hier Kontenbereich wählen

Sollten Sie Exportdaten aus einem Archiv-Bereich benötigen, wechseln Sie bitte vorher in den jeweiligen Archiv-Bereich.

Wenn Sie den Menü-Punkt Datenexport Betriebsprüfung anwählen, öffnet sich das folgende Fenster Datenexport Betriebsprüfung:

Sie können nun die gewünschten Einstellungen vornehmen:

Bei Punkt (1) wird der zu exportierende Zeitraum definiert.

Punkt (2) Hier haben Sie die Möglichkeit zwischen zwei Rechnungs PDF Exporten zu wählen.

Per Mail versendete Rechnungen. Es werden nur die tatsächlich per Mail versendeten Rechnungen exportiert.

oder

Alle Rechnungen: Es werden alle in dem oben definierten Zeitraum geschriebenen Rechnungen als PDF Datei exportiert.

Punkt (3) legen Sie ein Ausgabeverzeichnis fest, wohin die CVS Dateien exportiert werden sollen.

Sofern Sie die Dateien beim Öffnen mit einem Passwort verschlüsseln wollen, tragen Sie bei Punkt (4) ein entsprechendes Passwort ein. Dieses wird dann gegebenenfalls später beim Öffnen der Export-Dateien benötigt.

Danach klicken Sie auf Export Punkt (5)

PC CADDIE fragt noch einmal nach, ob der Fiscal Export für den gewählten Kontenbereich gestartet werden soll.

Bestätigen Sie mit Exportieren

Nachdem der Export durchgelaufen ist, bekommen Sie noch einige Informationen zum Fiscal Export angezeigt. Diese sind der ausgegebene Kontenbereich, der Zeitraum, Datum und Zeitpunkt des Exports, Name des Computers, des Windows-Benutzers, des PC CADDIE-Benutzers und das Ausgabeverzeichnis.

Bestätigen Sie mit OK. Danach öffnet sich der Datei-Explorer (Windows-Explorer) mit dem ausgewählten Link (1) und einem ZIP-Ordner (2). Im Namen des ZIP-Ordners können Sie bereits den exportierten Kontenbereich und Zeitraum erkennen. Sie können mit einem Doppelklick den ZIP-Ordner öffnen.

In diesem ZIP-Ordner befindet sich ein weiterer Unterordner, der den Namen des Kontenbereichs hat. Auch diesen Ordner können Sie mit einem Doppelklick öffnen. Darin befinden sich dann die CVS-Dateien, die Sie mit Ihrem Standart-Tabellenprogramm öffnen können.

Die Export-Dateien sehen dann wie folgt aus:

Falls Sie ein Passwort vergeben haben und eine der oben genannten Dateien öffnen wollen, bekommen Sie folgende Meldung. Hier müssen Sie dann das vormals in PC CADDIE eingegebene Passwort eintragen und nach Passworteingabe mit OK bestätigen.

Export-Dateien

In der nachstehenden Auflistung sind die Inhalte der einzelnen Dateien aufgelistet:

ARTICLE.CSV

Verwendete Artikel im definierten Zeitraum des exportierten Kontenbereichs

Feldname	Beschreibung
CODE	Eindeutige ID
NAME	Name
WAGR	Warengruppen ID
NETTO	Netto-Preis
BRUTTO	Brutto-Preis
MWST	Steuersatz in Prozent
FIBU	FiBu-Nummer

ARTICLE_GROUP.CSV

Verwendete Warengruppen im definierten Zeitraum des exportierten Kontenbereichs

Feldname	Beschreibung
CODE	Eindeutige ID
NAME	Name
AREACODE	Buchungsbereich ID
AREANAME	Buchungsbereich Name
FIBU	FiBu-Nummer

BOOKINGS.CSV

Es werden alle Buchungen aus dem ausgewählen Kontenbereich aufgelistet.

Die für wirtschaftliche Auswertungen wichtigen Felder sind fett markiert.

Bitte filtern Sie für Addition über KONTBRUTTO die Zeilen mit KONTTYP „a“ und „p“ heraus, da diese nicht umsatzrelevant sind. Die Gesamtsumme über alle Buchungen sollte im Normalfall 0 ergeben, da sich Verkaufs-Buchungen und Zahlungsbuchungen betragsmässig aufheben. Den Umsatz erhalten Sie also, indem Sie noch die Zeilen mit KONTTYP „Z“ wegfiltern. Wenn sie nur auf KONTTYP „Z“ filtern, erhalten Sie die Zahlungen.

Feldname	Beschreibung
KONTMITGCO	Kundennummer Feld CODE aus CUSTOMER.CSV (MITGCODE aus GOLFMITG.DBF)
KONTBEITCO	Interne Artikelnummer Feld CODE aus ARTICLES.CSV (BEITCODE aus GOLFBEIT.DBF)
KONTBEITSU	Erste vier Zeichen der öffentlichen Artikelnummer
KONTBEITNA	Buchungstext; Preis:….. = Preisänderungen
KONTEKNET	Einkaufspreis des gebuchten Artikels (selten verwendet) (Netto)
KONTVKORG	Original-Verkaufspreis im Falle von Rabatten (Brutto)
KONTBRUTTO	Bruttopreis für die Positionszeile inklusive Mwst. (Gesamtpreis für alle Artikel zusammen - nur Zeilen, bei denen hier ein Betrag steht, sind buchungstechnisch relevant - ist hier der Betrag 0, sind die Datensätze zur Information der Vollständigkeit halber exportiert)
KONTNETTO	Nettopreis für die Positionszeile ohne Mwst.
KONTMWST	Steuersatz in %
KONTZAHLT	Bezahlter Betrag – nur in Spezialfällen verwendet
KONTWAEHR	Währung bei Fremdwährungs-Zahlungen
KONTDATUM	Buchungsdatum
KONTZEIT	Buchungszeit
KONTSTATUS	Status des Eintrags
	0 = Vermerke ohne eigenen Buchungswert (Rechnungskopf etc.)
	3 = Normale Buchungen
	4 = Buchung mit variablem Preis (Artikel „Divers“ etc.)
	5 = Buchung mit variablem Text
	7 = Kartenbuchungen (Aufladungen auf Wertkarten)
KONTTYP	Buchungstyp
	<Leer> = Normal
	a = Anfangssalden aus einer Saldenübernahme vom Vorjahr (im aktuellen Jahr nicht Umsatz-relevant)


	R = Rechnungskopf
	Z = Zahlung
	D = Gelöscht (Deleted)
	p = Preisänderungen (Im Falle einer Preisänderung von Artikeln mit Bestand wird zur Dokumentation der alte Wert zum alten Preis in KONTBRUTTO ausgebucht und zum neuen Preis der neue Wert wieder eingebucht - deshalb müssen Datensätze mit KONTTYP=p bei Umsatzanalysen ignoriert werden)
	A = Anpassung Artikelanzahl
	U = Umbuchen
	K = Kasse
	k = Kassenbuch
	V = Haupt-Wert-Buchung (Value) im Falle des Verteilens auf mehrere Bestandteile, bei denen der Betrag hier in der Hauptbuchung bleibt und die Unterbuchungen mit Status „w“ nur für Warenbewegungen genutzt werden.
	W = Waren-Bewegungs-Buchung (Wenn ein Artikel auf mehrere Verteilt wird, diese Buchung darf nicht in den Saldo gerechnet werden)
	x = Entsprechende Gegenbuchung, wenn der Wert auf die Bestandteile verteilt wird, damit sich die effektiven Beträge nicht verdoppeln
	y = Verbindungs-Datensatz, wenn ein Bestandteil nochmals Unter-Bestandteile hat
	v = Entsprechende-Tochterbuchungen mit auf den Bestandteil gebuchten Werten
	w = Warenbewegungs-Tochterbuchungen, wenn nicht der Verkaufspreis auf die Bestandteile verteilt wird, sondern nur die Zählung interessiert (dann sind KONTBRUTTO und KONTNETTO deshalb auch leer)
	e = Einkaufs-Preis-Änderung - paarweise Datensätze, Ausbuchung zum alten Preis, Wiedereinbuchung zum neuen Preis. Mit Diesen Datensätzen werden Anpassungen der Preise im Warenbestand vermerkt - es handelt sich hierbei nicht um tatsächliche Kassenvorgänge.
	f = Transfer-Buchung zwischen Familienmitgliedern (sollten sich gegenseitig aufheben)
	q = OP-Konten-Transfer - Quittungs-Detail: Dies sind Buchungszeilen, mit denen beim Ausgleich eines OP-Kontos durch Bezahlung oder Verrechnung mit anderen Guthaben dokumentiert wird, welche OP-Belege beim Vorgang berührt wurden. Diese Datensätze selbst dürfen nicht wertmässig erfasst werden (KONTBRUTTO ist 0), da die zugrunde liegenden Vorgänge an anderer Stelle in der Ausgangsbelegen schon erlöswirksam gebucht wurden.
	t = Mwst. Umstell-Buchung für Ausser-Haus-Verkauf
KONTBEZ	Status
	0 = Unverbucht
	1 = In Rechnung
	2 = Eingezogen
	4 = Teilbezahlt
	5 = Bezahlt
KONTSUMME	Aktuell nicht verwendet
KONTZAHL	Anzahl Artikel - bei Storno-Gegenbuchungen mit negativem Betrag - bei Zahlungsdatensätze der Zahlbetrag in der Ausgangs-Währung
KONTEINHFA	Einheiten-Faktor (Für spezielle Fälle, in denen bezogen auf den Warenbestand der Verkaufsfaktor beispielsweise 1 Glas nur zum Abgang von 0.2 Litern führt - nur in Ausnahmefällen genutzt und wohl nicht für die Wertermittlung relevant. Mit einem Offset von 100000 zudem genutzt, um bei Abo-Systemen die Punkteguthaben abzurechnen.)
KONTMAHND	Mahndatum
KONTMAHN	Mahnstufe
KONTRGNR	Rechnungs-/Beleg-Nummer (Bei Datensätzen ohne Beleg-Nummer handelt es sich nicht um Kassenvorgänge, sondern interne Buchungen zur Dokumentation. Belegnummern werden zum Beginn eines Bezahlvorganges vergeben, um auch im Hinblick auf EC-Zahlungs-Geräte eine eindeutige Referenz zu haben. Deshalb kann es beim Abbruch von Zahlvorgängen beispielsweise durch Zahlungsabbruch am EC-Gerät zu reservierten, aber ungenutzten Beleg-Nummern kommen, die entsprechend in KONTBEITNA dokumentiert sind.)
KONTRGDAT	Rechnungs-Datum
KONTBEZDAT	Zahldatum
KONTFIBU	Verbuchungsstatus in die Finanzbuchhaltung (bei Buchhaltungs-Schnittstelle)
KONTAREA	Kassenbereich (bei Grossinstallation mit mehreren Kassenbereichen)
KONTSTAREA	Statistikbereich (für Auswertungen nach Kundentypen, selten genutzt)
KONTXINFO	Erweiterte Informationen für Spezialfälle
KONTSTORNO	Aktuell nicht verwendet
KONTRABATT	Rabattsatz in %
KONTNUTZER	Verschlüsselte Benutzerkennung
KONTPLEVEL	Preislevel
KONTDTAPP	Aktuell nicht verwendet
KONTDTBOOK	Aktuell nicht verwendet
KONTPOS	Bestandsteil-Subposition
KONTFISCAL	Fiskalisierung im Rahmen der DSFinV-K: Transaktions-Information
KONTFISGRP	DSFinV-K: Fiskalisierungsgruppe (Buchungskreis)
KONTFISBON	DSFinV-K: Fiskalisierungs-Bonnummer
KONTFISTYP	DSFinV-K: Vorgangs-Typ
KONTFISFLG	DSFinV-K: Fiskalisierung-Flags
KONTTABLE	Aktuell nicht verwendet - Tischnummern-Feld ggf. mit Platz-Nummer
KONTREVINF	Storno-Informationen
KONTCHKSUM	Zeilenprüfsumme üblicherweise nicht verwendet
KONTINDX01	Interne Verknüpfung
KONTINDX02	Interne Verknüpfung
KONTINDX03	Interne Verknüpfung

CASH_PROTOCOL.CSV

Es werden detaillierte Informationen zu Kassenbuchungen ausgegeben. Ähnlich dem Kassenprotokoll Kassenprotokoll

Das Kassenprotokoll wurde Anfang des Jahres 2016 eingeführt.

Es aktivierte sich beim Kunden automatisch, sobald das nötige Update eingespielt wurde.

Buchungen vor der Aktivierung werden nicht rückwirkend protokolliert und werden daher nicht ausgegeben.

Feldname	Beschreibung
KAPOVER	Kassen-Protokoll Version
KAPODATE	Datum
KAPOTIME	Uhrzeit
KAPOTYPE	Typus des Eintrags
	B = Buchung
	S = Storno
	C = Tagesabschluss
	I = Information
KAPONR	Belegnummer
KAPONRREF	Referenz-Beleg
KAPOINFO	Information
KAPOTOT	Total-Betrag
KAPOTOTCNT	Summenzähler
KAPOVNP	Normal-Satz Prozent
KAPOVNN	Normal-Satz Netto
KAPOVNB	Normal-Satz Brutto
KAPOVR1P	Reduzierter Satz 1 Prozent
KAPOVR1N	Reduzierter Satz 1 Netto
KAPOVR1B	Reduzierter Satz 1 Brutto
KAPOVR2P	Reduzierter Satz 2 Prozent
KAPOVR2N	Reduzierter Satz 2 Netto
KAPOVR2B	Reduzierter Satz 2 Brutto
KAPOVSP	Spezieller Satz Prozent
KAPOVSN	Spezieller Satz Netto
KAPOVSB	Spezieller Satz Brutto
KAPOV0P	Ohne Steuer Prozent (= 0)
KAPOV0N	Ohne Steuer Netto
KAPOV0B	Ohne Steuer Brutto
KAPOVNTOT	Mehrwertsteuer-Total
KAPOATT	Anhang
KAPOKONT	Kontenbereich / Mandant-Kennung
KAPOCRRNCY	Währung
KAPOKASSNR	Kassen-Nummer
KAPOUSER	Kassen-Bediener
KAPOPCNAME	Computer-Name
KAPOPCUSER	Computer-Anmeldung
KAPOCKSREC	Datensatz-Nummer

CASHBOOK.CSV

Kassenbuch-Buchungen

Feldname	Beschreibung
KABUBELEG	Belegnummer – für Tagesabschlüsse, die in das Kassenbuch aufgenommen werden wird hier die Tagesabschluss-Nummer mit vorangestelltem «TA» verwendet.
KABUDATUM	Datum der Buchung
KABUBELDAT	ggf. abweichendes Belegdatum
KABUZEIT	Uhrzeit der Buchung
KABUTEXT	Belegtext
KABUDEKRCO	Verlinkung mit MITGCODE in der Kundentabelle (Debitoren bzw. Kreditoren-Nummer)
KABUBEITCO	Verlinkung mit BEITCODE in der Artikeltabelle (Konto-Artikel)
KABUZARTCO	Verlinkung mit BEITCODE in der Artikeltabelle (Gegenkonto bzw. Zahlart)
KABUZARTNA	Gegenkonto bzw. Zahlart-Bezeichnung
KABUBRUTTO	Buchungsbetrag Brutto
KABUNETTO	Buchungsbetrag ohne Mwst.
KABUMWST	Mehrwertsteuersatz
KABUSALDO	Saldo des Kontos nach der Buchung
KABUSALDOG	Saldo des Gegenkontos nach der Buchung
KABUSTATUS	Status der Buchung
	K = aus der Kasse eine Ein- oder Auszahlung vorerfasst
	U = aus dem Backoffice eine Buchung vorerfasst
	V = Verbucht
	Hinweis: für verbuchte Kassenbuch-belege entstehen zwei Datensätze in der GOLFKONT.DBF (Bookings), jeweils Konto und Gegenkonto
KABUNUTZER	Benutzerkennung des Mitarbeiters
KABUDSTAT	Storno-Status
KABUDUSER	Benutzerkennung Storno
KABUDDATE	Datum Storno
KABUDTIME	Uhrzeit Storno
KABUDWAY	Weg-Kennung Storno
KABUAREA	Kassen-Nummer der Erfassung

CHANGE_PROTOCOL.CSV

In dieser Datei werden alle Änderungen protokolliert.

Artikeländerungen
Benutzeränderungen (Neu, Ändern, Löschen)
Kassenbestand bestätigen
GoDB-konformes Kassenbuch deaktivieren
Tages-Abschluss
Mehrere Rechnungen zurücknehmen
Rechnung zurücknehmen
Änderung der Rechnungsnummer

Feldname	Beschreibung
DATE	Datum
TIME	Zeit
TYPE	Art des Eintrags
	CHG = Konfiguration
	CASH = Kassen-Buchung
KONT	Kontenbereich / Mandant-Kennung
USER	Kassen-Bediener
LINK	Verbindung zur weiteren Informationen (Belegnummer, Artikel-Tabelle, Benutzer etc.)
INFO	Weitere Detailinformationen zur Dokumentation

CUSTOMER.CSV

Verwendete Kunden im definierten Zeitraum des exportierten Kontenbereichs

Feldname	Beschreibung
CODE	Mitgleids ID
SUCH	Suchkürzel

INFO.TXT

Informationen zum Fiscal-Export

Ausgegebener Kontenbereich
Zeitraum der Buchungen / Rechnungen
Datum und Zeitpunkt des Exports
Computername
Windows-Benutzer
PC CADDIE-Benutzer
Datenpfad zum PC CADDIE-Hauptverzeichnis

Praktische Antworten zu Einzelbelegen

1. Ausser-Haus-Artikel mit 19%

Rundengetränk im Haus verzehrt - Mwst. dennoch 7%

Der Artikel „Rundengetränk“ ist wohl grundsätzlich als „Ausser-Haus-Artikel“ mit 7% Mwst. angelegt worden. Das ist zundächst wohl inhaltlich auch korrekt, weil es sich bei so einem Rundengetränk üblicherweise um kleine PET-Flaschen handelt, die der Golfer auf die Runde mitnimmt und nicht in der Gastronomie trinkt. (so kenne ich es jedenfalls aus der Praxis, zum konkreten Fall kann ich nichts inhaltliches sagen)

Ich vermute, dass in diesem Fall dann doch mal diese Flasche im Restaurant geöffnet werden sollte und der Kassenmitarbeiter unwissend diesen Artikel verwendet hat und den Preis auf 3.80 für Vor-Ort-Verzehr erhöht hat. Der Ergänzungstext „Im Haus“ wurde als Begründung der Preiserhöhung jedenfalls manuell eingegeben.

Nur gibt es bei solchen manuellen Änderungen natürlich keinen technischen Zusammenhang mit der Mwst. - das ist reiner Text, die Kasse kann die steuerrechtliche Komponente in solch einem Fall nicht beurteilen und dem Mitarbeiter war sie wohl auch nicht bewusst.

2. Datensätze in BOOKINGS ohne KONTRGNR

Insbesondere Einlösung und Aufladungen Gutscheinkarte.

► Grundsätzlich können Belegpositionen mit leerer KONTRGNR bei der Auswertung weggelassen werden. In diesem Fall handelt es sich um Dokumentationsbuchungen zu den Guthabenkarten, die prinzipiell bereichsübergreifend (also auch im Golfbetrieb beispielseweise für den Bezug von Übungsbällen) genutzt werden. Wie das beim konkreten Kunden genau gehandhabt wird, haben wir nicht geprüft – da sind die Kunden in der Gestaltung recht frei.

Jedenfalls kann deshalb gut sein, dass innerhalb der Restaurant-Kasse Guthaben von dieser Karte verwendet werden, die an der Kasse der Golfanlage aufgebucht wurden. Hierbei handelt es sich letztlich um Vorgänge, die nach meiner Einschätzung ohne Kenntnis der konkreten Gestaltung beim Kunden eine Verrechnung zwischen Gastronom und Golfbetrieb zur Folge hätten. Letztlich könen wir aber nur alle Möglichkeiten anbieten, diese Vorgänge korrekt abzubilden.

Bei den beiden von Ihnen angsprochenen Buchungen ohne Belegnummer handelt es sich um reine Transfers von einer Person auf eine andere – wenn beispielsweise mit der Guthabenkarte des Mannes die Rechnung der Partnerin bezahlt wird. Diese Buchungen sind letztlich nur infromativ zur Dokumentation, aber letztlich nicht Bestandteil des Kassenbelegs, bei dem es ja nur darum geht, dass beispielsweise Speisen mit Kartenguthaben bezahlt werden, deshalb haben diese Umbuchungen keine Belegnummer. (Sie heben sich vom Betrag in KONTBRUTTO sowieso auf.)

3. Familien-Transfer

KONTRGNR 2019009971: 22 Datensätze, 2 davon mit KONTTYP f

► Grundsätzlich handelt es sich bei Buchungen mit KONTTYP „f“ um Familien-Transfers. Mit diesen wird üblicherweise dokumentiert, wenn beispielsweise das Essen von der Tochter auf den Vater transferiert wird, wenn dieser für die Kinder die Rechnung begleicht – daher die Bezeichnung.

Hier sieht man den konkreten Eintrag grau – technisch handelt es sich um zwei Datensätze, beim einen Kunden wird der Betrag ausgebucht, beim anderen eingebucht – der Vorgang hebt sich auf und spielt letztlich aus reiner Kassen-Umsatzbetrachtung auch keine Rolle:

Hier in diesem Falle wurde ein Beleg über insgesamt EUR 135,30 mit einem Betrag von EUR 30,00 durch Guthabenkarte beglichen, die restlichen EUR 105.30 wurden bar bezahlt – soweit eigentlich ein relativ normaler Vorgang.

Vermutlich durch Missverständnisse bei der Bedienung ist hier ein „Familientransfer“ im übertragenen Sinne versehentlich passiert: Der Umsatz, der ursprünglich ohne konkreten Kunden auf das Standardkonto „Laufkundschaft“ gebucht wurde, ist beim Bezahlvorgang auf einen Kunden namens „Gutschein, Gutschein“ – also offensichtlich ein Verrechnungskonto – umgebucht worden.

4. Bonpositionen ohne Positionsnummer

KONTRGNR 2019011082: 214 Datensätze in der Datei Bookings - davon haben 212 den Datensatztyp (KONTTYP) „q“.

► In diesem Falle handelt es sich um die Bezahlung einer Schuld im Kundenkonto mittels Guthaben-Karte. Es ist so, dass es in der Kasse die Möglichkeit gibt, Belege in ein Konto „auf Rechnung“ zu buchen. Diese Buchungen erscheinen dann in den Kassenkonten in dieser Art – hier im Beispiel Beleg 2019001207:

Für diese Kunden wird dann ein OP-Konto geführt, in dem diese Überträge zusammengefasst werden und aus dem heraus manche Kunden Lastschriften oder monatliche Abrechnungen erzeugen. In diesem konkreten Fall wurde in der Kasse die Funktion genutzt, die Schuld aus dem OP-Konto zu bezahlen – dann werden alle Belege mit Ihren Details zusammengesucht und der zu zahlende Gesamtsaldo berechnet – in diesem Fall EUR 35.57:

In dem Fall führt die Einlösung des Gutschein-Guthabens letztlich zu einer Gutschrift auf das OP-Konto, das die Forderung dort ausgleicht und damit ist alles erledigt. Die einzelnen Datensätze mit der Kennung „*“ gefolgt von „PER“, „INV“ bzw. „DET“ (für Person, Invoice und Detail) dienen nur der internen Dokumentation, welche Positionen durch diesen Vorgang tangiert wurden. Zusätzlich sind diese Datensätze mit KONTTYP „q“ gekennzeichnet. Die eigentlichen Vorgangs-Datensätze sind aber natürlich schon an anderer Stelle vorhanden (sollten Sie auch im Export an den entsprechenden Stellen auch finden).

Da diese Datensätze nur der Dokumentation dienen, sind die Felder KONTBRUTTO und KONTNETTO hier auch 0. Insgesamt ist die Kasse so programmiert, dass KONTBRUTTO den wirklich entscheidenden Wert enthalten muss.

5. Nur Bonpositionen, 2 Datensätze: wo sind Bonkopf und Zahlung zu finden?

KONTRGNR 2019018907 - Bestellungen und Zahlungen mit auseinanderliegendem Datum

► In unserer Kassenlösung war es möglich, bestehende Bestellungen, die, wie Sie hier im Beispiel sehen, im Oktober bereits getippt („bestellt“) wurden, in der Kasse stehen zu lassen. Sie waren dann bereits fix gebucht und nicht mehr löschbar (ggf. nur noch durch dokumentierte Gegenbuchung stornierbar). Damit wurde das im Clubbereich übliche Zahlen beispielsweise zum Monatsende etc. vereinfacht, wobei wir eigentlich empfehlen, in solchen Fällen über den OP-Bereich zu buchen, wie unter 4. dargestellt.

In diesem Falle ist der Zeitraum zudem recht extrem ausgefallen: Der Kunde hat seine zwei Bonpositionen vom Oktober 2019 erst im Mai 2020 schliesslich bezahlt.

Da der Export auf die Vorgänge im Jahre 2019 begrenzt wurde, sind zwar die Bestell-Buchungen in Ihrem Export vorhanden, der Belegkopf, die Bestellposition vom Mai 2020 und die Bezahlung des Gesamtbetrages hingegen gehören in den Export für das Jahr 2020.

6. Behandlung von Gutscheinen

KONTRGNR 2019007581 Behandlung von Gutscheinen

► In diesem Falle handelt es sich wiederum wie unter Punkt 4. um den Ausgleich einer Schuld im Kundenkonto mittels Guthaben-Karte. Dann wird ein Beleg mit den Bestellpositionen erzeugt, der durch einen Transfer in das OP-Konto ausgeglichen wird. Aus Kassen-Sicht sieht das dann so aus:

Im OP-Konto (hier des Restaurants) erscheinen die Buchungen dann in dieser Form:

Hier werden letztlich nur die Beleg-Summen gesammelt und als Kunden-Konto geführt.

Beim fraglichen Beleg 2019007581 wurde nun der Kunden-Saldo 106,78 bezahlt, indem dafür das Guthaben der Guthaben-Karte verwendet wurde. Deshalb wird auch wiederum die Guthaben-Entnahme von der Guthaben-Karte gegen dieses OP-Konto gebucht, damit dieses letztlich ausgeglichen ist. Mehr Details gibt es in diesem Beleg dann so unmittelbar nicht – die Verbindung zu den damit bezahlten Leistungen über das OP-Konto ist dadurch sehr indirekt geworden. Im Einzelfall kann man dies dann nur über die Konten in der Software natürlich nachvollziehen.

Wo die Gutscheinkarte geladen wurde, kann man hier in den Vorgängen nicht sehen, dazu gibt es Auswertungen innerhalb der Software zur einzelnen Guthaben-Karte – je nach Konstellation beim Kunden ist denkbar, dass die Ladung im Golfbetrieb unabhängig von der Gastronomie vorgenommen wird und eine Nutzung dieses Guthabens im Restaurant zu einer Verrechnung zwischen Anlagen-Betrieb und Gastronomie-Betrieb führt. (siehe auch Punkt 2.)

7. 3 Datensätze, 100,00 Gutschein Verkauf (mit Stornierung) und (trotzdem) Zahlung 100,00

KONTRGNR 2019016690

► Hier handelt es sich um drei Vorgänge, die unmittelbar nacheinander erfolgt sind. Da Herr Axel Heck bei uns im Team ist, vermute ich, hier sollte die Gutschein-Funktion getestet oder demonstriert werden.

1. Beleg 2019016687 13:12 Uhr: Verkauf eines Gutscheines über EUR 100,00 und Barzahlung desselben.

2. 13:27 Uhr wurde dieser Beleg storniert, deshalb wurde ein Aufhebungs-Beleg 2019016690 erzeugt, der mit umgekehrten Vorzeichen den eigentlichen Verkaufsvorgang aufhebt. Der Gutschein ist damit wieder in der Kasse als bestelltes Produkt.

3. In der Kasse wurde dann der Gutschein-Verkauf an sich wiederum storniert und gegengebucht. Damit handelt es sich nun um einen 0-Beleg, der um 13:33 mit Beleg-Nummer 2019016691 ausgebucht wurde.

Letztlich heben sich alle Buchungen in diesem Zusammenhang gegenseitig auf und dokumentieren lediglich einen wieder vollständig stornierten Verkaufsvorgang eines Gutscheins.

PCCaddie