De la création à l'affichage d'un e-mail, de nombreux services techniques sont actifs, qui doivent d'une part assurer l'envoi et d'autre part protéger le destinataire contre les SPAM et les e-mails PISHING. Cela peut conduire à différents problèmes qui ne peuvent souvent être trouvés que par élimination lors de la recherche d'erreurs et de l'analyse.

Pièces jointes manquantes : Lors de l'envoi en série de factures en pièces jointes par exemple, il arrive que les pièces jointes ne s'affichent pas chez les destinataires. Souvent sur les terminaux mobiles, mais aussi sur les PC locaux. Pour simplifier les causes sous-jacentes, voici une représentation schématique du déroulement technique de l'envoi jusqu'à l'affichage chez le destinataire :

1. l'EXPEDITEUR de l'e-mail/de la facture : le logiciel PC CADDIE permet de rassembler les textes et les pièces jointes (sous forme d'e-mail individuel ou de série) et de les transmettre par ENVOI à un serveur de messagerie, le POSTBOT.
CONTRÔLE : Dès que dans PC CADDIE, sous „Personnes–> Courrier“, dans la liste des sorties de courrier, une „coche verte“ est visible sur les courriels (y compris les pièces jointes), PC CADDIE a correctement rempli cette tâche.

2. Le serveur de messagerie POSTBOTE =: Le serveur de messagerie a pour mission de livrer ce courrier à la BOÎTE À COURRIER/au POSTE destinataire. Les serveurs de messagerie peuvent déjà produire des erreurs lors de l'envoi et ne pas livrer le courriel.
AIDE : utilisez le réglage dans PC CADDIE pour envoyer tous les envois en „BCC“ à une adresse personnelle (par ex. emailkopie@gc-sonneschein.de). Il est ainsi facile de vérifier si le serveur de messagerie a correctement livré les e-mails de PC CADDIE.

3. La BOÎTE À COURRIER = Boîte aux lettres électronique du destinataire : tous les courriels livrés via le serveur de messagerie sont envoyés aux boîtes aux lettres électroniques correspondantes des destinataires. Cette boîte aux lettres „vérifie“ chaque e-mail de manière automatisée à l'aide de paramètres spécifiques pour savoir si l'e-mail codé comme SPAM doit être déplacé, supprimé ou débarrassé de ses pièces jointes AVANT que le destinataire ne reçoive l'e-mail. En outre, la boîte aux lettres peut être „pleine“, de sorte que l'acceptation de l'e-mail est directement refusée. L'EXPEDITEUR ne doit pas nécessairement être informé de ce refus, selon les paramètres de son serveur de messagerie. Dans la boîte aux lettres du DESTINATAIRE, l'e-mail est prêt à être téléchargé sur un LECTEUR par le DESTINATAIRE - s'il n'a pas déjà été trié. Le téléchargement est généralement effectué par plusieurs terminaux en parallèle (terminal mobile, PC), la synchronisation est assurée par le compte de la boîte aux lettres (IMAP) du DÉTENTEUR.
AIDE : les règles des boîtes aux lettres sont multiples, il est possible d'empêcher certains filtres dès l'envoi : - utiliser exclusivement des pièces jointes au format PDF - utiliser des pièces jointes avec un nom unique sans caractères spéciaux - Lors de l'envoi en série, utiliser les paramètres avec des temps de pause afin d'éviter un „envoi en masse“.

4. le LECTEUR = Programme de messagerie : les logiciels d'affichage des e-mails sont variés (OUTLOOK, THUNDERBIRD, iPhone MAIL) et disposent de leurs propres possibilités de filtrage pour les e-mails (déjà préfiltrés dans la boîte aux lettres). En particulier pour les appareils mobiles, les paramètres par défaut du LECTEUR limitent souvent la taille de l'e-mail, en empêchant le chargement des pièces jointes d'une certaine taille.