Cette fonction ne permet que de gérer le compte d'une seule personne ou d'une famille à la fois. Vous pouvez l'utiliser pour faire des modifications ou pour faire de nouvelles factures à une seule personne au cours de l'année.

Il n'est possible de travailler uniquement avec le compte d'une seule personne. Pour utiliser cette fonction, ouvrez le menu Comptes/Gérer les comptes et choisissez la personne désirée :

Le compte de la personne s'ouvre alors :

Vous pouvez également accéder au compte de la personne directement depuis Personnes/Créer, modifier, supprimer…

Lorsque vous êtes dans le compte de la personne, vous pouvez lui ajouter tous les articles désirés. Vous pouvez utiliser les paramètres facturation automatique dans la mesure où ceux-ci ont déjà étés mis en place. Lorsque vous cliquez sur Classer vous n'avez pas besoin de modifier quoi que ce soit (à l'exception de la date de facturation), puis confirmez à nouveau avec Classer. PC CADDIE cherchera alors tous les éléments appropriés pour le nouveau membre et les ajoutera dans son compte.

TIPP Ceci est également un bon contrôle pour savoir si le membre est correctement défini pour les factures annuelles suivantes.

Si vous voulez uniquement ajouter un seul article au compte, cliquez sur Choix (cotisation).

Choisissez la cotisation appropriée. Avec les boutons Nouveau et Modifier vous pouvez respectivement créer de nouvelles cotisations ou modifier celles existantes.

Les articles attribués sont affichés en jaune dans le compte :

:!:A ce moment l'article peut encore être supprimé du compte, pour cela cliquez sur Ristourne puis sur Supprimer. Vous pouvez également modifier le prix de l'article.

Une fois cela fait, vous pouvez Imprimer la facture des articles qui sont dans le compte de la personne.

La fenêtre suivante s'ouvre, suivez les 6 étapes de la procédure :

1. Choisissez les options applicables. Quittance-proforma ne génère pas de numéro de facture et n'est destiné que pour être vu. Quittance normale génère une facture. Vous pouvez d'abord choisir Quittance-proforma pour voir si la facture est correcte puis utiliser Quittance normale si c'est correct.
2. La Date de comptabilisation permet de choisir la date des articles qui doivent être facturés. Vous pouvez par exemple ajouter des articles qui seront payés plus tard.
3. Regrouper les familles se comporte comme dans les autres parties du logiciel. PC CADDIE se souviendra du choix jusqu'à la fermeture du programme. Il faut bien examiner toute modification de la composition de la famille. Il faut d'abord compenser ou modifier la facture et seulement ensuite modifier l'interlocuteur de la famille.
4. Le Numéro de quittance est le numéro de facturation. Il ne peut être défini qu'une seule fois au début de l'année. Nous vous recommandons d'utiliser le numéro suivant : ANNÉE00001, par exemple pour 2020 cela donne 202000001. PC CADDIE attribue ensuite les numéro à la suite.
5. Le Texte de la facture doit être correctement défini. Les données du compte seront affichées ici sur demande. Il est conseillé de garder le texte original aussi général que possible. Nous vous fournissons volontiers un modèle avec un logo dans l'en-tête. Le prix varie en fonction de la quantité de travail demandé.
6. Vous pouvez maintenant imprimer la facture. Lorsque vous choisissez Quittance normale un numéro sera attribué, même si vous ne l'imprimez que sur l'écran. Il est ensuite possible d'imprimer un duplicata.

L'entrée de dans le compte apparait comme ceci :

Premièrement cliquez sur le bouton Payer.

La fenêtre suivante s'ouvre :

1. Quelle comptabilisation doit être prise en compte pour ce paiement ? La date actuelle est proposée, mais vous pouvez entrer la date jusqu'à laquelle la somme ouverte est due. Avec la touche TAB (du clavier), PC CADDIE calcule la somme encore ouverte et va directement dans le point 3.
2. Vous ne pouvez pas choisir la personne.
3. PC CADDIE propose comme paiement reçu les somme dues jusqu'à la date donnée au point 1. Choisissez le moyen de paiement approprié. Vous pouvez le modifier en cliquant sur le bouton de recherche d'article. S'il vous manque un moyen de paiement, vous pouvez le créer : Moyen de paiement pour compte de contributions. La remarque est définie par défaut avec « Paiement ». Le paiement sera enregistrer dans le compte à la date de paiement donnée.
4. Une fois que vous avez rempli tous les paramètres, cliquez sur le bouton Payer. La fenêtre suivante s'ouvre :

Si le montant du paiement correspond à une facture encore ouverte, PC CADDIE la sélectionne et la marque comme payée. Vous pouvez également choisir manuellement (par exemple lors de paiement partiel) à qulle facture correspond le montant payé.

Cliquez ensuite sur Payer pour enregistrer le paiement. La facture est ensuite marquée comme payée dans le compte. Le paiement est ajouté au compte et dans ce cas il est équilibré.

TUYAU Les paiements (seulement les entrées en vert) peuvent être supprimés à tout moment. Nous vous recommandons d'effectuer cela que lorsque le paiement a été effectué correctement. Si vous garder le paiement dans le compte, vous pourrez le consulter et l'annuler au besoin.

Si vous remarquez que vous avez commis une erreur après la création d'une facture, vous pouvez annuler celle-ci. Ceci n'est possible que le jour même.

Allez dans le compte de la personne et cliquez sur Ristourne :

S'il ne s'est pas encore passé 24 heures, la fenêtre suivante apparait :

Cliquez sur Reprendre la facture et vous obtiendrez alors les entrées en jaune dans le compte de la personne, que vous pourrez sans problème supprimer en cliquant sur Ristourne et Supprimer l'entrée.

Si vous ne pouvez plus supprimer la facture, la fenêtre suivante apparait :

Vous devez alors l'annuler et faire une note de crédit, ce qui sera décrit dans le point suivant.

TUYAU Si vous devez apporter une preuve des numéros de facture générés, imprimez une Liste des factures, en y incorporant les factures avec 0 article.

Pour accorder une ristourne, cliquez d'abord sur Ristourne.

Cliquez sur Ristourner la facture complète pour avoir les entrées à nouveau en jaune dans le compte.

Un crédit doit être créé à partir de cette ristourne, cliquez sur le bouton Imprimer dans le compte. La même fenêtre que lors de l'impression de facture s'ouvre :

Le texte est particulièrement important pour le crédit. Vous pouvez modifier le modèle avec le bouton Modifier puis sauvegarder. Ici encore, plus le texte est général mieux c'est.

Avec le bouton Pré-impression vous pouvez voir le rendu puis avec le bouton Impression normale vous ajoutez le crédit au compte. Le crédit obtient un nouveau numéro pour pouvoir décomptabiliser la facture ristournée.

Veuillez noter que pour les ristournes et crédits, vous ne devez effectuer des modifications dans les regroupements familiaux que lorsque les comptes sont équilibrés.

Ces entrées n'ont pas encore été facturées ; elles peuvent être supprimées à tout moment.

Pour les factures mensuelles par exemple, un article peut être attribué à l'avance pour toute l'année.

La flèche s'affiche une fois que la facture a été générée pour les articles marqués en jaune. Il est ainsi possible de savoir que la facture est ouverte.

Si un disque est afichée, le montant est inclus dans le fichier de débit DTAUS. Ainsi, le montant sera prélevé chez le client une fois le fichier importé dans un programme de banque.

Le cercle orange signifie un paiement partiel.

Le crochet vert signifie que la facture a été entièrement payée.

TUYAU Il peut arriver que certaines factures ne soient que partiellement payées (cercle orange) alors que le compte de la personne est équilibré.

Vous pouvez faire en sorte que le compte soit entièrement recalculé en ajoutant un élément à 0.00. Pour cela, depuis le compte de la personne, cliquez sur Payer, 0.00 doit alors s'afficher dans le champ Montant reçu. Cliquez sur Payer. Il ne devrait plus y avoir d'élément en bleu dans la liste des factures. Si c'est le cas, cliquez sur la ligne, elle devrait alors changer de couleur. Confirmez encore une fois avec OK. PC CADDIE recalculera le compte entièrement et toutes les entrées devraient être marquées en vert.