En Autriche, la signature des documents doit également avoir lieu depuis le 01/04/2017. Afin de pouvoir vous offrir une solution simple et sûre, PC CADDIE continue de collaborer avec Efsta avec PEC.

Il est possible d'effectuer la signature des documents via une SmartCard reliée localement à la caisse ou au serveur, ou via le SignServer.

L'inconvénient de la SmartCard est que l'on a besoin d'une sorte de clé USB que l'on branche sur le serveur ou sur les postes de caisse correspondants. Avec le SignServer, aucun matériel supplémentaire n'est nécessaire.

Les sites suivants Pakete sont disponibles chez Efsta. Nous recommandons le pack „EFSTA SECURE - - Server“. Server„ package. Ce paquet permet une connexion au serveur de signatures pour la signature des documents et un point supplémentaire certainement très important est que la sauvegarde des données est assurée pendant 10 ans (sécurité de révision). En option, ce paquet offre les 2 points suivants : “- Archivage des justificatifs conformément au § 132 al. 2 BAO„ ainsi que la possibilité de “- justificatifs de caisse numériques„.

En plus de ce service de l'Efsta, vous avez bien sûr encore besoin de l'unité de signature proprement dite, qui génère finalement les signatures de documents pour vos caisses. A cet égard, vous pouvez choisir entre Produkten de l'un à l'autre. À ce stade, la question est de savoir si vous souhaitez travailler avec un matériel ou avec le SignServer. Si vous optez pour l'un des produits de signature à distance, tenez compte de la vitesse de transmission et si vous préférez une assistance en cas d'urgence entre 8h et 18h ou 24h/24 et 7j/7. En principe, les deux alternatives suivantes répondront aux besoins normaux :

Unité de signature avec carte à puce à brancher sur la caisse ou sur le serveur.
Pour les petites installations, cela peut être une solution bon marché. Le matériel doit être installé localement (cette clé USB) et la carte à puce doit toujours être insérée et fonctionner. En revanche, on est théoriquement indépendant d'Internet.

Registrierkassen-Bundle

Signature à distance via le serveur PrimeSign avec des temps de réponse de 150ms et une assistance de 8h à 18h. Pour l'exploitation normale d'un terrain de golf, cela devrait être le bon package.

Pour les installations plus importantes, nous conseillons ce paquet. Pour les solutions cloud, seul ce pack peut être utilisé. Vous n'avez plus à vous soucier du matériel, tout se passe en ligne. Vous ne devez éventuellement pas vous inquiéter en cas d'interruption temporaire de l'accès à Internet - dans ce cas, le système continue à attribuer des signatures provisoires avec la mention „dispositif de signature en panne“. Cela est tout à fait autorisé dans des cas exceptionnels et garantit le fonctionnement ininterrompu de votre caisse. Vous n'avez donc aucun souci à vous faire - mais en principe, Internet doit bien sûr fonctionner de manière fiable et constante chez vous pour cette solution.

Remote Signature SaaS

Remarque : Tous les prix sont indiqués à titre informatif et s'entendent hors TVA. - nous vous informons ici sur les possibilités et vous assistons lors de l'installation en commandant pour vous les certificats selon vos souhaits. L'Efsta ou PrimeSign sont les partenaires contractuels et les émetteurs de factures pour ces prestations.

Pour enregistrer la caisse via l'Efsta auprès de FinanzOnline, vous avez besoin de l'ID de participant / ID d'utilisateur et du PIN de votre accès Webservice Online. Notez que ces derniers ne doivent pas dépasser 12 caractères.

Dans le cadre de la réforme fiscale 2016, le paquet „caisses enregistreuses“ a été adopté, d'une part de l'obligation d'utiliser une caisse enregistreuse et, d'autre part, de l'obligation de produire des justificatifs et de l'obligation d'accepter les justificatifs. d'autre part, de l'obligation d'accepter les justificatifs. Depuis le 01.04.2017, les systèmes d'enregistrement électronique doivent en outre être inviolables. Avec notre interface PC CADDIE zuefsta vous permet de gérer cela en toute sérénité, car elle vous offre la sécurité juridique vis-à-vis des administrations fiscales de l'UE.

Le système de caisse PC CADDIE est un système de caisse basé sur une base de données et correspond donc au type de caisse 3 selon les directives de caisse.

1. structure et structure des données

Principales bases de données :

GOLFKONT.DBF Toutes les réservations - en principe, tous les chiffres se trouvent ici.

GOLFMITG.DBF Données sur les membres et les clients - éventuellement importantes pour la limitation des cercles de clients.

GOLFBEIT.DBF Contributions et articles - potentiellement importants pour l'analyse des articles.

Les bases de données suivantes pourraient être complétées en cas de besoin élargi, mais les justificatifs sont tous déjà contenus dans le GOLFKONT.DBF :

PCC_KASS.DBF Base de données de caisse des opérations de caisse actuellement ouvertes, de la clôture journalière à la clôture journalière.

PCC_KAAR.DBF Base de données d'archives dans laquelle les opérations de caisse sont copiées à partir de PCC_KASS.DBF lors de la clôture journalière.

PCC_EFSA.DBF Protocole de saisie des données de caisse - archives chronologiques des écritures comptables

2. déroulement des écritures

Lors d'une opération de caisse, un article est immédiatement enregistré dans le fichier PCC_KASS.DBF avec un enregistrement.

Les opérations de caisse sont enregistrées chronologiquement et sont gérées deux fois : D'une part dans la base de données des opérations de caisse et, à la fin de la comptabilisation du document, dans le journal général. Un numéro de pièce croissant est attribué à toutes les opérations lors de leur comptabilisation. Pour ces opérations, les détails des articles, la date, l'heure, l'identification de l'opérateur et, le cas échéant, le numéro de caisse sont enregistrés.

Au moment de l'impression du ticket, cette étape ne peut plus être annulée sans documentation. Chaque position individuelle ne peut alors être compensée que par une écriture de contrepartie avec un nombre négatif. La date, l'heure et l'identification de l'opérateur sont également enregistrées.

Lorsque l'opération de caisse est clôturée par une opération de paiement (ou par une comptabilisation sur un compte de compensation (domaine OP)), toutes les écritures de justificatifs sont transférées dans le fichier GOLFKONT.DBF et notées dans le protocole de saisie des données.

C'est-à-dire qu'il ne peut pas y avoir, de par la structure, d'annulation de position ou de facture qui ne soit finalement pas compréhensible dans GOLFKONT.DBF.

Au niveau de la base de données, les enregistrements ne sont pas supprimés ou réorganisés. Dans les bases de données, les nouvelles transactions sont toujours ajoutées à la fin, de sorte que la chronologie reste toujours compréhensible.

Dans le fichier GOLFKONT.DBF de la caisse, le logiciel ne supprime jamais d'enregistrement. Si des pièces sont annulées, les postes de la pièce annulée sont toutefois marqués d'un „D“ (=deleted) dans le champ TYPE DE COMPTE. Les postes de document sont encore une fois rapprochés individuellement dans le cadre du processus d'annulation, le cas échéant par une écriture de contrepartie.

Vous trouverez ici une description détaillée de l'utilisation de la caisse :

• Caisse d'accueil/caisse verte
• Gestion des marchandises Proshop
• Restauration

3. documentation / journaux / justificatifs

3.1 Clôture journalière

Le bouclement journalier contient les éléments suivants :

• nom de l'entreprise
• Date et heure d'établissement
• Numéro de clôture journalière consécutif
• Chiffre d'affaires total
• Chiffre d'affaires par taux d'imposition
• Répartition des recettes par type de paiement
• Chiffre d'affaires par opérateur
• Annulations et réductions de prix effectuées

Création de la clôture journalière

3.2 Document externe

Obligation de fournir des justificatifs à partir du 1.1.2016
En principe, les entrepreneurs sont tenus, à partir du 1.1.2016, d'établir un justificatif pour les paiements en espèces et de le remettre à l'acheteur.

Le justificatif externe contient les contenus suivants :

• nom de l'entreprise
• caractéristique d'identification de la caisse
• Date et heure de création du document
• Numéro du ticket
• Produits individuels et prix
• Total général
• A partir du 1.1.2017, signature créée par un dispositif de création de signature connecté à la caisse et intégrant le contenu du document (EFSTA).

Le montant payé en espèces doit être ventilé par taux d'imposition.

Nous nous ferons un plaisir de vous aider lors de l'installation.

3.3 Liste des documents sortants avec les numéros et les montants consécutifs des documents de vente (liste des factures sortantes)

Création de la liste des documents sortants

3.4 Statistiques du chiffre d'affaires pour l'analyse des écritures par articles et groupes de marchandises, pouvant être combinées à chaque fois avec les numéros de documents

Création de statistiques sur le chiffre d'affaires

3.5 Évaluations des modifications de prix et des annulations

Création de la liste des changements de prix

4. sauvegarde / exportation des données

Toutes les opérations sont enregistrées dans des bases de données sur des supports de données dans la caisse ou sur le serveur du client. Le client est en principe responsable de la sauvegarde de ces données. Nous recommandons d'assurer la sauvegarde des données en les enregistrant de manière inaltérable sur un support de données externe. Les données sauvegardées doivent fournir les mêmes analyses que le système de caisse en cours.

5e interface

Nous proposons une interface avec l'efsta (European Fiscal Standards Association). L'efsta est une organisation internationale indépendante qui vise à promouvoir la sécurité juridique, la sécurité informatique et la prévention de la fraude dans le secteur fiscal européen en établissant, diffusant et développant la norme efsta pour la documentation des processus commerciaux soumis à enregistrement dans le cadre des directives nationales et internationales.

Elle dispose en outre d'un protocole de saisie des données. Le protocole de saisie des données contient les éléments suivants

• toutes les opérations de vente dans l'ordre chronologique
• Informations comptables avec TVA, détails des articles, numéro de caisse, identification de l'opérateur.
• Les enregistrements de données sont dotés d'une valeur de hachage qui permet de vérifier s'ils ont été manipulés. La clé de cette valeur de hachage est inconnue de l'utilisateur de la caisse. En cas de contrôle, elle peut être transmise à l'organe de contrôle.

Le client obtient ici une protection contre la falsification par la création d'une valeur de hachage, ainsi qu'une protection contre la perte de données.

Détails sur l'interface efsta et le protocole de caisse

Allez dans PCC sur MEMBRES/PROTOCOLE DE CAISSE et cliquez ensuite comme suit
1) EFSTA
2) PARAMÈTRES
3) BOUTON AVEC LOUPE

L'EFR s'ouvre alors (interface avec l'Efsta)

Ici, veuillez sélectionner l'onglet „Commande“ - vous y trouverez une fenêtre avec „Documents mensuels“.
1) Si l'on clique sur l'un des documents mensuels 2) le code QR correspondant s'affiche à droite.
3) En cliquant sur Imprimer, vous pouvez imprimer ces documents.

Le dernier document mensuel de l'année est également le document annuel. Par conséquent, si vous créez votre document mensuel avec signature en décembre, vous avez également créé le document annuel.

Pour déclencher le document annuel, une écriture doit être passée dans votre caisse dans la nouvelle année.

Si vous n'ouvrez votre club qu'en février ou mars et que vous démarrez la nouvelle année avec la caisse, nous vous recommandons de créer le justificatif annuel en connaissance de cause. Si vous avez déjà passé des écritures dans la caisse en janvier, l'étape suivante n'est pas nécessaire pour vous.

Le plus simple est d'enregistrer une écriture zéro dans la caisse sur „Clientèle occasionnelle“. Lors de votre installation, un article correspondant a été créé : Si vous saisissez un „i“ dans la caisse sous Article et confirmez avec „Enter“, celui-ci s'ouvre. Débiter l'écriture ainsi créée comme d'habitude. L'EFR reconnaît cette écriture dans la nouvelle année et génère le document annuel et le transmet directement à Finanzonline.

Les directives de caisse du ministère fédéral des Finances ont été introduites le 01.04.2017. Pour cela, l'interface avec Efsta „European Fiscal Standard Association“ a été déposée chez tous les clients avec l'unité de signature correspondante.

Les unités de signature expirent maintenant en mars/avril 2023. De nouveaux dispositifs de signature doivent être commandés à cet effet.

Les nouveaux certificats peuvent être commandés via le portail efsta dès que les anciens expirent. Chaque client a reçu un accès au portail Efsta et a pu choisir son propre mot de passe.

Veuillez accéder au portail de service et voir la validité de votre unité de signature comme suit :

Si vous êtes connecté au portail Efsta, vous pouvez trouver votre entreprise sous Entreprise : Cliquez ensuite sur le 1/0 pour l'unité ZERT/FIS.

La fenêtre suivante s'affiche alors :

Vous voyez ici la durée de validité de votre certificat de signature.

Pour le renouveler, allez dans le portail Efsta et cliquez sur Commande : Sélectionnez votre entreprise et passez votre commande :

Le certificat est disponible dans le portail efsta environ 15 min. après la commande (–> unités fiscales). Pour l'entreprise, il convient d'activer „l'attribution automatique de certificat à distance“ afin qu'aucune intervention manuelle ne soit nécessaire. Avec la 1ère transaction, le nouveau certificat s'attribue lui-même.

Pour activer l'„attribution automatique de certificat à distance“, veuillez cliquer sur les 3 points à l'extrême droite de votre entreprise :

Dans la fenêtre suivante, cliquez sur l'onglet Modifier et cochez la case „Attribution automatique de TSE Cloud“.

En l'état actuel des choses, les certificats qui expirent après 2023 seront également migrés, car PrimeSign est passé à de nouveaux produits. Vous serez toutefois informés séparément à ce sujet.

Les cartes à puce RKSV pourront toujours être utilisées normalement. Aucun remplacement n'est nécessaire.