Pour créer de nouveaux accès dans la gestion des utilisateurs ou pour modifier des accès existants, vous avez besoin de droits de superviseur dans PC CADDIE.

Avec la gestion des mots de passe, PC CADDIE vous offre la possibilité d'attribuer à chaque utilisateur des droits d'accès différents à certaines fonctions. Vous y accédez via Système/Gestion des mots de passe pour accéder au menu principal de cette fonction.

Lors de la création des mots de passe, nous faisons une distinction entre les accès individuels (1) et des groupes d'accès (2). Les anciens accès sont désactivées et restent présentes dans la liste (3). Ce n'est qu'ainsi qu'il est possible d'attribuer les mouvements dans le passé. Vous avez en outre ici la possibilité de définir des paramètres de base fondamentaux (par ex. déconnexion automatique après un certain temps, etc.) (4).

Veuillez noter que la demande de mot de passe doit impérativement être activée en raison des directives de la caisse.

Un accès individuel est créé lorsque vous souhaitez donner des droits individuels à une personne.

CONSEIL Si vous avez plusieurs collaborateurs qui doivent avoir les mêmes droits, travaillez avec des Groupes d'accès.

Allez sur le bouton Nouveau et sélectionnez l'option souhaitée (accès individuel ou nouvelle entrée en tant que copie de celle sélectionnée).

La boîte de dialogue suivante permet d'effectuer les réglages souhaités afin de définir les droits d'accès des collaborateurs.

1. Définissez un mot de passe pour chaque collaborateur, après avoir saisi son nom et son abréviation. L'utilisateur nouvellement créé peut se donner son propre mot de passe lors de sa première connexion. Activez pour cela la fonction Doit modifier le mot de passe (5).
2. Définissez les domaines de comptes auxquels l'utilisateur correspondant doit avoir accès. Les domaines de comptes partagés sont listés et séparés par un point-virgule (point-virgule).
   Afin de ne pas devoir définir les archives individuellement, vous pouvez utiliser par exemple UMSATZ;UMSATZ/*;CLUB. Ainsi, le collaborateur obtiendrait l'autorisation pour les domaines comptables Chiffre d'affaires et toutes les archives Chiffre d'affaires ainsi que le domaine comptable Club. Si vous ne saisissez pas de domaine de comptes, le collaborateur a accès à tous les domaines de comptes.
3. Attribuez maintenant les droits d'accès individuels. Notez que vous disposez également de différentes possibilités de paramétrage pour les différentes catégories. Par exemple, pour les personnes, vous avez le choix suivant :
   
   Si un accès appartient à un groupe et doit également recevoir ses autorisations, il suffit de laisser les différentes catégories sur „selon le groupe“. Vous trouverez une description des restrictions des différents paramètres plus loin dans le chapitre. Réglage des droits d'accès
4. Les mots de passe peuvent également être attribués pour une durée limitée. Définissez ici le laps de temps pendant lequel l'accès doit être actif.
5. En cas de départ d'un collaborateur, désactivez ici son mot de passe. Vous ne devez en aucun cas supprimer le mot de passe, car sinon toutes les écritures effectuées par le collaborateur quittant l'entreprise seront remises à N.N.. Selon les directives de la caisse, il doit rester possible de voir qui a effectué l'écriture.

La gestion des mots de passe de PC CADDIE vous permet de régler individuellement les différents mots de passe. Pour cela, il existe de nombreuses fonctions spéciales et des blocages (par ex. de certains champs, etc.) qui doivent être enregistrés sous Spécial. Ces restrictions supplémentaires vous permettent de bloquer certains champs spécifiques pour le traitement (un exemple pourrait être le champ de l'affiliation dans le masque des personnes). Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans le chapitre Spécial/Restrictions.

Le site PC CADDIE Infodesktop ne peut être activé ici que par le superviseur.

Définissez ici le(s) groupe(s) auquel/auxquels l'accès sélectionné doit appartenir. L'avantage ici est clairement l'uniformisation des droits ainsi que le gain de temps par rapport à la création individuelle.

Pour en savoir plus sur ce sujet, consultez le chapitre Créer un groupe d'accès.

1. Si une tâche est créée pour un certain groupe, il est possible de déterminer ici quelles entrées de ce groupe doivent également être affichées pour cet employé individuel.
2. Si l'employé ouvre une nouvelle entrée CRMDMS, cette entrée doit être créée ou visible par défaut pour la personne ou le groupe correspondant.
3. Grâce aux paramètres des droits Windows, il est possible que PC CADDIE accède à Windows avec d'autres autorisations que l'utilisateur connecté. Cela peut être un avantage lorsque, par exemple, des lettres en série doivent être créées et qu'elles se trouvent dans un dossier auquel l'utilisateur connecté n'a pas accès via l'Explorateur.

1. Ces données sont avant tout informatives. Mais elles deviennent importantes si vous avez par exemple une licence pour l'envoi de mails via PC CADDIE. Vous pouvez configurer le modèle de manière à ce que les données saisies ici apparaissent automatiquement dans le mail. Pour cela, les commandes <USERNAME.> pour le nom, <USERMAIL.> pour l'adresse de messagerie et <USERTELE.> pour l'extension directe doivent être utilisées.
2. Attribuez, le cas échéant, à l'accès le Timetable. Ceci est particulièrement important si vous souhaitez saisir des rendez-vous CRM dans votre Timetable. Si vous travaillez avec la saisie des temps de PC CADDIE, cochez également la case correspondante.
3. Un message d'absence peut être attribué à chaque accès et un remplacement peut être défini. Ces indications sont visibles dans le système CRM et dans le Timetable. Ayez besoin de cette option si vous partez en vacances ou si vous vous absentez pour une longue période. Vous vous assurez ainsi qu'aucun ticket CRM/DMS ne sera transféré à votre nom et ne restera en suspens jusqu'à votre retour. Si vous êtes remplacé pendant votre absence, vous pouvez inscrire cette personne ici en tant que remplaçant. Vos entrées ouvertes seront ainsi visibles pour votre remplaçant et pourront être traitées.
4. Si vous travaillez avec des serrures de serveur, vous voyez ici quel code a été attribué à la clé de la serrure de serveur correspondante. serrure de serveur a.

Les mêmes principes que pour un accès individuel s'appliquent à la création de groupes d'accès. Au cas où vous souhaiteriez attribuer à un accès individuel des droits qui ne correspondent pas aux réglages standard du groupe d'accès (si un collaborateur d'un groupe devait avoir plus de droits que tous les autres, par exemple), modifiez cela directement dans l'accès individuel. Ces réglages ont la priorité sur les droits de groupe.

Les paramètres sont ici identiques à ceux du Accès individuel et s'appliquent à tous ceux qui sont affectés au groupe concerné.

Les fonctions des différents réglages sont décrites plus bas dans le menu Réglage des droits d'accès.

Les restrictions sous spécial sont créées de la même manière que celles de l'onglet Spécial de l'accès individuel, sauf qu'elles s'appliquent à l'ensemble du groupe et non à une seule personne.

Comment puis-je régler les droits d'accès individuels ? Nous avons décrit des informations de base sur les différentes catégories dans le tableau suivant. Pour les droits/blocages qui ne concernent que certaines fonctions ou champs de saisie dans PC CADDIE, veuillez vous adresser à notre support.

Important : si un accès est paramétré avec „non“, ce „non“ a toujours la priorité ! Qu'il soit défini dans les paramètres de la personne ou dans ceux d'un groupe, „non“ est „non“. Si certaines personnes (par exemple à la réception) doivent avoir plus de droits que d'autres, le paramètre correspondant (par exemple pour les ventes) doit être réglé sur „neutre“ dans le groupe (réception) et les droits des différents collaborateurs sont directement accordés/refusés à la personne concernée. Les commandes spéciales les plus fréquemment utilisées pour les droits supplémentaires ou les refus sont à chaque fois listées sous la description des réglages. Celles-ci doivent être activées dans l'accès correspondant sous l'onglet Spécial doivent être saisies.

Paramètres qui se rapportent aux articles :

Paramètres se rapportant à la caisse :

Paramètres qui se rapportent au compte de cotisation :

Remarque :

Il ne faut pas supprimer un utilisateur dans la gestion des mots de passe mais plutôt bloquer son accès. Sinon, il n'est plus possible de savoir qui a fait quoi et quand. Seul l'identifiant de la personne est enregistré dans la base de données et non le nom réel.

Si un nouvel utilisateur veut être créé avec les mêmes identifiants, qui sont déjà liés à un accès existant - même s'il est désactivé -, PC CADDIE lui envoie un message correspondant. Si un accès a été supprimé avec les mêmes codes que ceux attribués au nouvel accès, le nouveau sera enregistré à tous les endroits où l'ancienne personne était liée.

Les utilisateurs de CRM\DMS , en particulier, devraient en principe ne pas utiliser supprimer des utilisateurs. Les utilisateurs bloqués sont signalés par un „Z“ ou un „X“ dans la gestion des mots de passe des utilisateurs. En outre, tous les tickets encore ouverts de la personne qui quitte l'entreprise peuvent être transférés à une autre personne.

Si vous avez toutefois des questions, n'hésitez pas à contacter le support.