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Transfert automatique des cotisations
Le transfert automatique des cotisations est principalement utilisé pour les factures annuelle pour les cotisations des comptes des membres (par exemple CLUB/GMBH).
Transférer des cotisations
Il vous faut procéder de la façon suivante:
- Sélectionner l’article
- Modifier l’article si nécessaire (vérifier)
- Noter les informations d’envoi
- Transférer
Sélectionner l’article
Allez a Comptes/classement des cotisations, et la fenêtre suivante s’ouvrira. Cliquez sur Sélectionner article afin de sélectionner les articles que vous voulez transférer automatiquement.
Cela ouvre la liste des articles que vous pouvez choisir.
test dans la boite rouge: Vérifier tous les articles que vous voulez affecter. Confirmer votre sélection avec OK
Tous les articles sélectionnés devant être transférés seront présentés ici:
Vérifier les articles
Sélectionnez l’article et cliquez sur Modifier l'article:
Regardons un exemple:
Faites attention au points suivant lorsque vous vérifiez un article:
| Groupe de l’article | Le groupe doit correspondre à l’article. |
|---|---|
| Nom | Le nom sera présent sur la facture. |
| Echeance | Il serait judicieux de laisser cela vide. La date du sera entrée lors du transfert (réserver cette date). |
| Statut | Selectionnez le statut en fonction de l’article. |
| Montant | Le montant net est calculé en utilisant le montant brut. |
| Définir les transferts automatiques des cotisations | Vérifiez avec attention les entrées. Parfois moins est mieux. Chaque statut ne doit apparaitre qu’une fois dans un article. Plus les réglages sont bien faits, meilleur en sera le résultat du transfert. |
Modifier les dates d’envois
Les dates envois dans un article ne seront pas considérées pour le transfert automatique des cotisations. Les dates que vous voulez enregistrer doivent être entrées maintenant. Les dates actuelles seront utilisées si le champ est laissé vide.
Dans notre exemple tous les articles sont envoyés le 01.01.11. Les cotisations mensuelles seront envoyés jusqu’au 31.12.11.
Transferts
Commencez le processus de transfert en cliquant sur Transfert après avoir Complete toutes les étapes précédentes.
PC CADDIE vous demandera de confirmer le processus de transfert, que vous pourrez confirmer avec Oui, commencer.
Le processus de transfert peut être géré:
Le résultat du processus de transfert peut être vu dans cette fenêtre.
Vérification du transfert
Vous pouvez vérifier les comptes de chaque personne pour le bon transfert de la cotisation en utilisant les Statistiques de ventes.
Vous pouvez aussi imprimer les listes vérifiées en utilisant la Liste de solde, avec l’avantage supplémentaire de la fonctionnalité des familles assemblées.
Options suplementaires.
Les options suivantes ne sont nécessaire que pour des cas particuliers.
Taux d’allocations
Taux mensuel automatique
PC CADDIE fourni la possibilité d’allouer automatiquement des taux mensuel pour une cotisation annuelle. Un exemple de ce genre d’articles est présenté dans l’image suivante. Le statut « mensuel » est très important. L’article sera alloué aux personnes ayant un « M » correspond au champ de la « Méthode de paiement »
Taux individuel.
Un taux individuel peut être utilisé, par exemple, si vous vous accordez sur un paiement par versement pour les frais d’admission. Cliquez sur Transfert d’un article pour quelques mois et sélectionnez une personne. Vous obtenez aussi la même fenêtre depuis le masque de la personne. Commencez le processus avec le compte de cette personne et cliquez sur le bouton Allouer.
Remplissez les champs en fonction des prérequis. Dans notre exemple nous avons des frais d’admission qui doivent être alloués en 5 taux annuel.
- Selectionnez le client.
- Sélectionnez l’article pour les frais d’admission.
- Entrez le montant d’un taux (PC CADDIE calculera le montant d’un taux si vous entrez le montant total).
- A quelle fréquence est ce que votre taux doit être posté?
- Si vous entrez 01.01.11 en tant que première date d’envoi, tous les taux suivant seront aussi envoyés le 1ier janvier.
- La date doit correspondre avec le nombre d’envois.
- Vous pouvez décider ici si l’envoi du taux sera annuel ou non (par exemple, mensuel).
- 1 signifie que le taux sera envoyé chaque année. Afin d’envoyer un taux trimestriel, entrez “mensuel” avec un Intervalle de “3”
Vous pouvez utiliser les fonctions automatiques suivantes dans le masque de l’article si vous souhaitez vous assurer que les informations suivantes fassent partie des taux envoyées :
| <N> | Numero du taux |
|---|---|
| <T> | Nombre de taux |
| <M> | Mois d’affichage, par exemple 3 pour Mars |
| <Y> | Date de l’annee |
Vous pouvez voir ici un exemple d’un article et le compte correspondant.
Allocation d’articles individuels.
PC CADDIE permet la possibilité d’allouer des articles en utilisant des groups spéciaux de personnes. Avez-vous beaucoup d’accords individuels sur les prix? Dans ce cas vous pouvez créer un champ pour ces personnes sous INFO puis entrez les prix individualisés. Plus de détails sur ce point peuvent être trouvés sous Information supplémentaire des personnes.
Voilà comment commencer le processus d’allocation pour vos factures annuelles:
La fenêtre suivante s’ouvre. Maintenant vous pouvez entrer les informations supplémentaires, et donc le prix pourra être obtenu de là.
Supprimer les entrées de compte
Voilà l’option pour la suppression les entrées des comptes au cas où vous auriez envoyé deux fois l’allocation des cotisations.
ATTENTION: Faites une sauvegarde rapide avant!
Vous pouvez supprimer des entrées de comptes sous Comptes/Fin de l’année/Supprimer comptes