Lettres en série avec WORD

Pour créer des lettres en série, utilisez la fonction Personnes/Écrire des lettres en série avec Word. Dans la fonction Personnes/Exporter des adresses vous avez également un bouton pour cette fonction :

Avant d'écrire des lettres en série, il est nécessaire de définir le groupe de personnes auquel la lettre est destinée ainsi que l'ordre.

Pour envoyer à tous les membres une lettre de vœux pour la nouvelle année :

• Pour cet exemple, choisissez « Tous les membres » comme groupe de personnes
• Après la confirmation avec le bouton Partir, les personnes auxquelles la lettre est destinée seront enregistrées dans le fichier qui a été choisi avec Mise en page.
• Dans la Mise en page, vérifiez que le fichier contient bien l'extension « .doc ». Le chemin est paramétré par PC CADDIE.

Cliquez sur le bouton Lettres en série :

Vous voyez dans cette fenêtre les lettres qui ont déjà été utilisées. Pour créer une nouvelle lettre, cliquez sur le bouton Créer des lettres en série en utilisant un modèle (F9). Vous pouvez ainsi choisir n'importe quel document Word à partir de n'importe quel endroit sur ​​votre ordinateur et l'enregistrer ensuite comme modèle.

Activez le modèle désiré et entrez le Sujet de la lettre en série. Dans notre exemple nous utiliserons le modèle « Lettre ouverte du club PC CADDIE » et « joyeuse nouvelle année » comme sujet. Pour modifier un modèle existant, cliquez sur le bouton Modifier le modèle (F7). Avec le bouton Ovrir le dossier des modèles (F6) vous pouvez ouvrir le dossier des modèles. Vous pouvez ajouter un nouveau modèle avec la touche F9 et actualiser la liste avec F5. Confirmez ensuite avec le bouton OK. Microsoft Word s'ouvrira automatiquement.

À côté du document s'ouvre la fenêtre de gestion des lettres en série de PC CADDIE :

Positionnez simplement le curseur à l'endroit désiré et vous pouvez ensuite ajouter à l'aide de PC CADDIE les champs d'Adresse, de Date, de Sujet, de Salutation ou autre. Avec le bouton Combinez dans un nouveau document, le fichiers seront combinés et vous aurez la prévisualisation de la lettre en série. Pour le champ <Adresse1>, vous l'adresse qui est indiquée dans la première adresse du masque de chaque personne. Vous pouvez bien sûr changer le texte et le formatage de ce modèle dans le document Word. Cliquez sur Enregistrer et fermer le modèle pour sauvegarder les modifications apportées au modèle.

Tous les modèles de PC CADDIE sont enregistrés dans le dossier « Template ». Les lettres en séries se trouvent dans le dossier « Mailmerge ».

Lorsque vous avez apporté toutes les modifications désirées, vous pouvez copier les lettres en série avec le bouton Combinez dans un nouveau document. Vous voyez ainsi toutes les lettres (c'est-à-dire les personnes sélectionnées dans l'ordre désiré). Les lettres peuvent directement être imprimées depuis là.

Il est utile de faire un test d'impression avec une seule feuille pour voir si votre document se positionne correctement et que l'adresse soit visible dans la fenêtre de l'enveloppe.

Si vous pensez qu'il est inutile de relire chaque lettre, vous pouvez directement lancer l'impression avec le bouton Imprimer les lettres en série. Si vous avez juste modifié le modèle mais ne voulez pas entreprendre d'autre action, vous pouvez quitter le modèle avec Sauvegarder et quitter le modèle. Vous reviendrez à la fenêtre de sélection de lettre en série, avec le sujet « joyeuse nouvelle année » que vous avez entré précédemment :

Cliquez sur le bouton Fichier d'adresses pour exporter les adresses :

Vous avez la possibilité d'exporter les adresses soit dans Word, soit dans Excel. Vous pouvez utiliser l'export vers Excel si vous voulez imprimer les adresses ou les utiliser autrement. N'oubliez pas qu'il s'agit d'un fichier HTML, qu'il faut l'enregistrer à nouveau comme un fichier Excel. Vous pouvez également copier le fichier vers n'importe quelle destination ou ouvrir une lettre vierge.

Si vous travaillez avec le module CRM\DMS, vous pouvez noter la lettre dans le masque des personnes a qui elle a été envoyée. Le bouton Remarque rend cela possible :

Vous voyez tout en haut dans l'image les enregistrements actuels qui seront ajoutés aux Notes.

Choisissez la catégorie dans laquelle la lettre doit être notée, le texte de la note et ajoutez-y le document proprement dit. Le bouton Vérifier la liste exportée (F7) s'affiche avec les personnes auxquelles la remarque va être ajoutée.

Après avoir donné toutes les informations, la note peut être définitivement ajoutée avec le bouton Remarque :

Confirmez le dialogue avec OK, débuter l'ajout de notes.¨

Dans le masque de chaque personne appartenant au groupe, la note apparait :

Pour créer une seule lettre avec l'aide d'un modèle, allez dans le masque de la personne, et cliquez sur le bouton Word/Export :

Activez l'option « Générer automatiquement une lettre » et choisissez un modèle pour la lettre. Ce dialogue est structuré de la même manière que la boîte de dialogue pour les lettres en série. Lorsque vous avez apporté toutes les modifications nécessaires, cliquez sur OK. Microsoft Word s'ouvre alors, les champs sont déjà remplacés avec leur valeur, dans notre exemple « Hans Muster ». Vous pouvez travailler dans ce document comme avec un document normal. Après la fermeture de Word, la fenêtre suivante apparait avec le document joint :

Remplissez les entrées nécessaires en fonction de vos besoins et quittez la fenêtre avec OK (F12). Le document s'affiche maintenant dans le masque de « Hans Muster ».

Les fichiers sont enregistrés par PC CADDIE dans différents dossiers. Les lettres individuelles se trouvent dans le dossier « Attached ». Le lettres en série se trouvent dans le dossier « Mailmerge » et les modèles se trouvent dans le dossier « Template ».