Importer des données d'autres programmes

Avec les étapes suivantes, vous pouvez importer des données personnelles (adresses, handicaps, …) depuis d'autres programmes vers PC CADDIE.

D'abord, vous devez mettre ces données dans un format standard. Elles doivent formatées de telle manière qu'elles soient enregistrées dans un fichier texte, dont chaque ligne contient les données d'une personne. Les différents champs doivent être séparées par une tabulation ou un point virgule. Dans de nombreux programmes vous pouvez simplement utiliser l'export pour des lettres en série afin d'obtenir ces données. Avec l'export pour des lettres en série, les données sont stockées dans fichier dont vous pouvez la plupart du temps choisir le nom.

Vérifiez toujours avant l'importation que les numéros de membre ne soient pas déjà utilisés. Les personnes avec un numéro de membre identique seront écrasées sans même vous demander une confirmation. Vous pouvez imprimer dans PC CADDIE une simple liste de toutes les personnes avec leur numéro de membre, triés par numéro de membre. Vous pourrez ainsi voir les numéros de membres libres et occupés.

Faites avant chaque importation de données une sauvegarde rapide des données.

Si vous avez vos données sous format Excel par exemple, utilisez la première ligne pour le titre de chaque colonne, par exemple titre, nom, prénom, rue, NPA, lieu, date de naissance. Le fichier doit être fait de telle manière que PC CADDIE puisse importer chaque colonne dans un champ. Le titre et le nom de famille doivent également être séparés, car PC CADDIE ne peut pas les séparer lors de l'import. Orientez-vous selon les champs de PC CADDIE.

Si vous avez enregistré ces données, vous pouvez les enregistrer comme suite dans le format approprié :

• Ouvrez votre fichier Excel
• Choisissez le menu Enregistrer sous
• Enregistrez le fichier sur votre bureau (vous pouvez également l'enregistrer ailleurs, comme par exemple dans Mes documents, vous devez juste vous rappeler le chemin qui mène au fichier)
• Choisissez Texte (séparés par des tabulateurs) .txt
• Donnez-lui un nom, par exemple « ADR.TXT » (mais un nom différent fonctionnera également)
• Cliquez sur OK et confirmez l'avertissement

Allez ensuite dans PC CADDIE et ouvrez la fenêtre suivante depuis le menu Personnes/Importer des données. Choisissez ici le chemin vers le fichier enregistré précédemment et cliquez sur Suivant.

Vous devez, dans la fenêtre suivante, indiquer à PC CADDIE la signification de chaque colonne. Choisissez par exemple dans la liste de haut Nom de famille puis dans liste du bas également Nom de famille. Vous dites ainsi à PC CADDIE que ce qui se trouve dans la colonne Nom de famille est le nom de famille des personnes à importer. Procédez ainsi pour toutes les colonnes de votre fichier que vous voulez importer. Si vous n'êtes pas sûr de ce que signifie la colonne, cliquez sur Infos (F1) pour voir son contenu.

Vous pouvez ignorer les champs sans signification ou ceux que vous ne voulez pas importer.

Lorsque vous avez terminé ces étapes, la fenêtre ressemble alors à la capture d'écran suivante : (Cette capture d'écran est montrée uniquement à titre d'exemple, votre fenêtre peut donc avoir un contenu différent.)

Avec Commencer vous débuterez l'import des données dans PC CADDIE. Il s'en suit des demandes que vous devrez confirmer.

Après une importation réussie, arrive une question sur le membership à donner à ces personnes.

Vous pouvez sauter ce point (c'est-à-dire en appuyant simplement sur OK), il peut également être effectué plus tard.

Essayez de recommencer l'importation si quelque chose n'a pas fonctionné comme prévu.

Il est important que vous corrigiez au moins le champ contenant le numéro de membre, car sinon sous certaines circonstance les personnes ne pourront pas être détectées comme étant les mêmes.