Pauschalen-Auswertung

Falls Sie sich entscheiden künftig mit Verzehrpauschalen zu arbeiten, wenden Sie sich bitte an den PC CADDIE-Support. Die Pauschalenauswertung ist im Kassenmodul inklusive, muss aber zuvor eingerichtet werden.

Die Pauschalenauswertung ermöglicht Ihnen einen Abschluss, bei dem vorher festgelegte Pauschalbeträge direkt verfallen gelassen und/oder Guthabenaufzahlungen in die neue Rechnungsperiode übertragen werden können.

Wenn die Verzehrpauschalen mit den Jahresrechnungen des Clubs versendet werden oder darauf integriert werden sollen, gehen Sie dabei wie gewohnt vor.

Sie befinden sich im selben Kontenbereich, in dem auch Ihre Clubbeiträge angelegt sind. Achten Sie bei der Anlage der Artikel genau darauf, dass die Zuordnung anhand der Personenmerkmale korrekt ist.
Falls Ihre Verzehrpauschale von einem anderen Konto eingezogen wird, kann es auch sinnvoll sein, dafür einen eigenen Kontenbereich zu verwenden.

Anschließend werden diese Artikel über die Automatische Beitragszuordnung zusammen mit den Clubbeiträgen den einzelnen Personen zugeordnet und in Rechnung gestellt.

Die verrechneten Pauschalen müssen nun den Kunden als Guthaben in die Konten des entsprechenden Kontenbereichs (hier OP) gebucht werden. Gehen Sie dazu über das Menü Umsätze/Jahresabschluss/Einzelne Buchungen in anderen Kontenbereich umbuchen.

Wählen Sie hier den Kontenbereich, in welchen umgebucht werden soll (im Normalfall OP,OPGASTRO oder VERZEHR).

Im Zielkontenbereich muss der gleiche Artikel angelegt sein, den Sie im Clubkontenbereich zuvor in Rechnung gestellt haben, d.h. sowohl im Basisbereich wie auch im Zielbereich muss der Artikel für die Verzehrpauschale mit identischen Kürzeln und gleichem Namen vorhanden sein.

Wenn Sie den Status von „Nur in Rechnung gestellt“ ändern in „nur OK-Buchungen“, wird Ihnen nur ein Guthaben umgebucht, wenn die Rechnung mit der Verzehrpauschale bezahlt ist.

Die Position erscheint nun als Guthaben bei den einzelnen Personen offen im Konto.

Erstellen Sie die Jahresrechnungen nicht über PC CADDIE, wechseln Sie direkt in den Kontenbereich, aus dem Sie die Gastronomierechnungen erstellen (im Normalfall OP, OPGASTRO oder VERZEHR). Hier wählen Sie nun über Umsätze/Automatische Beitragszuordnung die Funktion Zuordnung einzelner Artikel anhand spezieller Personengruppen.

Beachten Sie hier, dass Sie das Häkchen setzen Als Zahlungseingang mit umgekehrtem Vorzeichen buchen Der Betrag wird so als Guthaben der gewählten Personengruppe ins Konto gebucht.

Werden nun während der Saison Konsumationen offen auf Rechnung gebucht, erscheinen diese mit der dazugehörenden Belegnummer im Offenpostenkonto der Personen.

Sobald das Konto eine „Schuld“ aufweist (Verzehrpauschale mit eingerechnet) wird beim nächsten Rechnungslauf eine Rechnung generiert. Unter Umsätze/Drucken/Rechnungen definieren Sie den Minimalsaldo, der beim Rechnungslauf berücksichtigt werden soll.

In diesen Menüpunkt gelangen Sie über Umsätze/Drucken…/Pauschalen-Auswertung.

1. Wählen Sie die Person/Familie entweder durch Eingabe des Suchkürzels oder des Namens, oder rechts über den Listen-Button aus.
2. Wählen Sie den Zeitraum, der ausgewertet werden soll.
3. Entscheiden Sie, wie Sie die Daten ausgewertet haben möchten.
4. Hier gelangen Sie wieder in das vorherige Fenster
5. Hier gelangen Sie in die Jahresabschlussbuchungs-Funktion
6. Hier gelangen Sie in die detaillierteren Einstellungen für den Jahresabschluss

Für den Jahresabschluss ist die Konfiguration der Abfrage wichtig. Anhand dieser Liste wird angezeigt, was beim Abschluss gebucht wird. Je nach Club werden die Kundenguthaben sehr unterschiedlich gehandhabt.

Wichtig sind das Datum, zu dem der Mindest-Konsum verfallen soll und die untersten vier Zeilen. Definieren Sie, welche Warengruppen nicht über die Verzehrpauschale abgerechnet werden sollen und was ggf. als zusätzliche Aufzahlung definiert wird (Kunde macht eine Einzahlung) und nicht verfallen, sondern als Guthaben ins nächste Jahr gebucht werden soll.

• Mind.Konsum → Warengruppe der Verzehrpauschalenartikel
• Aufzahlung → Warengruppe von Zahlungen oder Umbuchungen durch den Kunden, die nicht verfallen
• Sonstiges → Warengruppe der Artikel, die nicht in die Pauschale eingerechnet werden
• Gastrobeleg → Warengruppe für die Überträge aus dem Gastrokontenbereich

Die weiteren Haken sind wie folgt zu verstehen:

• Familien zusammenfassen
  Sobald dieser Haken gesetzt ist, wird in der Gastrokasse bei den einzelnen Familienmitgliedern der Familien-Kontensaldo angezeigt. Die Konsumationen werden aber ganz normal auf die jeweilige Person gebucht. Damit wird verhindert, dass ein Familienmitglied, welches die Pauschale aufgebraucht hat, nachbezahlt, obwohl ein anderes noch Pauschalen-Restguthaben aufweist. Sollte eine Familie eine getrennte Rechnung führen wollen, muss bei jedem Familienmitglied die Zusatzinfo nfams eingegeben werden.
  Berücksichtigen Sie bei der Personengruppe, dass es Personen gibt, die zwar Ansprechpartner jedoch kein Mitglied etc. sind. Erstellen Sie einen Filter, der diese Personen beinhaltet.
• Familienkonten gemeinsam chronologisch Rechnen
  Familienkonten werden als ein Konto gerechnet. Guthaben verfällt nicht bei den Einzelpersonen, Pauschalen werden als Total gerechnet. Ist die Funktion nicht aktiviert, verfallen die Pauschalen bei den einzelnen Mitgliedern der Familienzusammenfassung.
• Familienumbuchungen anzeigen
  Umbuchungen innerhalb der Familie werden ausgewiesen
• Familienumbuchungen Mitberechnen
  Familienumbuchungen, die durch Rechnungen erfolgten, werden ins Total eingerechnet.
• Buchungen vor dem Zeitraum Berücksichtigen
  Das komplette Konto wird durchgerechnet.
• Alle Zahlungseingänge als Aufzahlung
  Die geleisteten Zahlungen werden als Aufzahlung gerechnet.
• Abschlussbuchungen Einrechnen
  Die Abschlussbuchungen werden eingerechnet.
• Nullbuchungen anzeigen
  Es erfolgt ein Konteneintrag, auch wenn sich der Betrag auf 0.- beläuft.
• Personengruppe
  Welche Personen sollen in der Übersicht berücksichtigt werden.
• MitgInfoZusatz
  Verzehr ist nicht im Konto sondern in einem Infofeld.
• MitgInfoDatum Infofeld soll auf dieses Datum gebucht werden.

Voraussetzung für die Jahresabschlussbuchungen mit eventuellen Überträgen ist das Anlegen der jeweiligen Artikel, welche dann der jeweiligen Funktion zugeordnet werden.

Drucken Sie sich vor der Abschlussbuchung unbedingt die Kontrollliste aus.

Vorhandene Unstimmigkeiten müssen jetzt bereinigt werden. Sind die Listen soweit in Ordnung, gehen Sie auf Nummer sicher und machen eine Schnelle Datensicherung. Anschließend lassen Sie die Jahresabschlussbuchung laufen.

Der OP bzw Verzehrpauschalen-Bereich kann wie ein Beitragskontenbereich nach der Pauschalenauswertung abgeschlossen werden. Allerdings muss man sich dessen bewusst sein, dass die Schuld vom Vorjahr nicht gegen die Verzehrpauschale im neuen Jahr gegen gerechnet wird. Das sieht im Konto zwar so aus, wird aber bei der Pauschalenauswertung nicht einberechnet.

Saldoüberträge haben einen speziellen Eintrag und können natürlich nicht gegen das Verzehrguthaben gehen, denn das soll ja alles aus einem Jahr abdecken - etwas, das durch einen Jahresübertrag reinkommt, gehört deshalb nicht in die Pauschale.