Datenexport Betriebsprüfung

GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Über Umsätze/Datenexport Betriebsprüfung gelangen Sie zum Datenexport Betriebsprüfung. Die hiermit ausgegebenen Dateien werden im CVS Format gespeichert und können vom Finanzamt eingelesen werden. Achten Sie bitte darauf, in welchem Kontenbereich Sie sich befinden. Wenn Sie die Daten aus einem Kassenkontenbereich, wie zum Beispiel UMSATZ, ausgeben möchten, wechseln Sie bitte vor dem GoBD-Export den entsprechenden Kontenbereich.

Wie Sie den Kontenbereich wechseln, erfahren Sie hier Kontenbereich wählen

Sollten Sie Exportdaten aus einem Archiv-Bereich benötigen, wechseln Sie bitte vorher in den jeweiligen Archiv-Bereich.

Wenn Sie den Menü-Punkt Datenexport Betriebsprüfung anwählen, öffnet sich das folgende Fenster Datenexport Betriebsprüfung:

Sie können nun die gewünschten Einstellungen vornehmen:

Bei Punkt (1) wird der zu exportierende Zeitraum definiert.

Punkt (2) Hier haben Sie die Möglichkeit zwischen zwei Rechnungs PDF Exporten zu wählen.

• Per Mail versendete Rechnungen. Es werden nur die tatsächlich per Mail versendeten Rechnungen exportiert.

oder

• Alle Rechnungen: Es werden alle in dem oben definierten Zeitraum geschriebenen Rechnungen als PDF Datei exportiert.

Punkt (3) legen Sie ein Ausgabeverzeichnis fest, wohin die CVS Dateien exportiert werden sollen.

Sofern Sie die Dateien beim Öffnen mit einem Passwort verschlüsseln wollen, tragen Sie bei Punkt (4) ein entsprechendes Passwort ein. Dieses wird dann gegebenenfalls später beim Öffnen der Export-Dateien benötigt.

Danach klicken Sie auf Export Punkt (5)

PC CADDIE fragt noch einmal nach, ob der Fiscal Export für den gewählten Kontenbereich gestartet werden soll.

Bestätigen Sie mit Exportieren

Nachdem der Export durchgelaufen ist, bekommen Sie noch einige Informationen zum Fiscal Export angezeigt. Diese sind der ausgegebene Kontenbereich, der Zeitraum, Datum und Zeitpunkt des Exports, Name des Computers, des Windows-Benutzers, des PC CADDIE-Benutzers und das Ausgabeverzeichnis.

Bestätigen Sie mit OK. Danach öffnet sich der Datei-Explorer (Windows-Explorer) mit dem ausgewählten Link (1) und einem ZIP-Ordner (2). Im Namen des ZIP-Ordners können Sie bereits den exportierten Kontenbereich und Zeitraum erkennen. Sie können mit einem Doppelklick den ZIP-Ordner öffnen.

In diesem ZIP-Ordner befindet sich ein weiterer Unterordner, der den Namen des Kontenbereichs hat. Auch diesen Ordner können Sie mit einem Doppelklick öffnen. Darin befinden sich dann die CVS-Dateien, die Sie mit Ihrem Standart-Tabellenprogramm öffnen können.

Die Export-Dateien sehen dann wie folgt aus:

Falls Sie ein Passwort vergeben haben und eine der oben genannten Dateien öffnen wollen, bekommen Sie folgende Meldung. Hier müssen Sie dann das vormals in PC CADDIE eingegebene Passwort eintragen und nach Passworteingabe mit OK bestätigen.

In der nachstehenden Auflistung sind die Inhalte der einzelnen Dateien aufgelistet:

Verwendete Artikel im definierten Zeitraum des exportierten Kontenbereichs

Verwendete Warengruppen im definierten Zeitraum des exportierten Kontenbereichs

Es werden alle Buchungen aus dem ausgewählen Kontenbereich aufgelistet.

Die für wirtschaftliche Auswertungen wichtigen Felder sind fett markiert.

Bitte filtern Sie für Addition über KONTBRUTTO die Zeilen mit KONTTYP „a“ und „p“ heraus, da diese nicht umsatzrelevant sind. Die Gesamtsumme über alle Buchungen sollte im Normalfall 0 ergeben, da sich Verkaufs-Buchungen und Zahlungsbuchungen betragsmässig aufheben. Den Umsatz erhalten Sie also, indem Sie noch die Zeilen mit KONTTYP „Z“ wegfiltern. Wenn sie nur auf KONTTYP „Z“ filtern, erhalten Sie die Zahlungen.

Es werden detaillierte Informationen zu Kassenbuchungen ausgegeben. Ähnlich dem Kassenprotokoll Kassenprotokoll

Das Kassenprotokoll wurde Anfang des Jahres 2016 eingeführt.

Es aktivierte sich beim Kunden automatisch, sobald das nötige Update eingespielt wurde.

Buchungen vor der Aktivierung werden nicht rückwirkend protokolliert und werden daher nicht ausgegeben.

Kassenbuch-Buchungen

In dieser Datei werden alle Änderungen protokolliert.

• Artikeländerungen
• Benutzeränderungen (Neu, Ändern, Löschen)
• Kassenbestand bestätigen
• GoDB-konformes Kassenbuch deaktivieren
• Tages-Abschluss
• Mehrere Rechnungen zurücknehmen
• Rechnung zurücknehmen
• Änderung der Rechnungsnummer

Verwendete Kunden im definierten Zeitraum des exportierten Kontenbereichs

Informationen zum Fiscal-Export

• Ausgegebener Kontenbereich
• Zeitraum der Buchungen / Rechnungen
• Datum und Zeitpunkt des Exports
• Computername
• Windows-Benutzer
• PC CADDIE-Benutzer
• Datenpfad zum PC CADDIE-Hauptverzeichnis

Rundengetränk im Haus verzehrt - Mwst. dennoch 7%

Der Artikel „Rundengetränk“ ist wohl grundsätzlich als „Ausser-Haus-Artikel“ mit 7% Mwst. angelegt worden. Das ist zundächst wohl inhaltlich auch korrekt, weil es sich bei so einem Rundengetränk üblicherweise um kleine PET-Flaschen handelt, die der Golfer auf die Runde mitnimmt und nicht in der Gastronomie trinkt. (so kenne ich es jedenfalls aus der Praxis, zum konkreten Fall kann ich nichts inhaltliches sagen)

Ich vermute, dass in diesem Fall dann doch mal diese Flasche im Restaurant geöffnet werden sollte und der Kassenmitarbeiter unwissend diesen Artikel verwendet hat und den Preis auf 3.80 für Vor-Ort-Verzehr erhöht hat. Der Ergänzungstext „Im Haus“ wurde als Begründung der Preiserhöhung jedenfalls manuell eingegeben.

Nur gibt es bei solchen manuellen Änderungen natürlich keinen technischen Zusammenhang mit der Mwst. - das ist reiner Text, die Kasse kann die steuerrechtliche Komponente in solch einem Fall nicht beurteilen und dem Mitarbeiter war sie wohl auch nicht bewusst.

Insbesondere Einlösung und Aufladungen Gutscheinkarte.

► Grundsätzlich können Belegpositionen mit leerer KONTRGNR bei der Auswertung weggelassen werden. In diesem Fall handelt es sich um Dokumentationsbuchungen zu den Guthabenkarten, die prinzipiell bereichsübergreifend (also auch im Golfbetrieb beispielseweise für den Bezug von Übungsbällen) genutzt werden. Wie das beim konkreten Kunden genau gehandhabt wird, haben wir nicht geprüft – da sind die Kunden in der Gestaltung recht frei.

Jedenfalls kann deshalb gut sein, dass innerhalb der Restaurant-Kasse Guthaben von dieser Karte verwendet werden, die an der Kasse der Golfanlage aufgebucht wurden. Hierbei handelt es sich letztlich um Vorgänge, die nach meiner Einschätzung ohne Kenntnis der konkreten Gestaltung beim Kunden eine Verrechnung zwischen Gastronom und Golfbetrieb zur Folge hätten. Letztlich könen wir aber nur alle Möglichkeiten anbieten, diese Vorgänge korrekt abzubilden.

Bei den beiden von Ihnen angsprochenen Buchungen ohne Belegnummer handelt es sich um reine Transfers von einer Person auf eine andere – wenn beispielsweise mit der Guthabenkarte des Mannes die Rechnung der Partnerin bezahlt wird. Diese Buchungen sind letztlich nur infromativ zur Dokumentation, aber letztlich nicht Bestandteil des Kassenbelegs, bei dem es ja nur darum geht, dass beispielsweise Speisen mit Kartenguthaben bezahlt werden, deshalb haben diese Umbuchungen keine Belegnummer. (Sie heben sich vom Betrag in KONTBRUTTO sowieso auf.)

KONTRGNR 2019009971: 22 Datensätze, 2 davon mit KONTTYP f

► Grundsätzlich handelt es sich bei Buchungen mit KONTTYP „f“ um Familien-Transfers. Mit diesen wird üblicherweise dokumentiert, wenn beispielsweise das Essen von der Tochter auf den Vater transferiert wird, wenn dieser für die Kinder die Rechnung begleicht – daher die Bezeichnung.

Hier sieht man den konkreten Eintrag grau – technisch handelt es sich um zwei Datensätze, beim einen Kunden wird der Betrag ausgebucht, beim anderen eingebucht – der Vorgang hebt sich auf und spielt letztlich aus reiner Kassen-Umsatzbetrachtung auch keine Rolle:

Hier in diesem Falle wurde ein Beleg über insgesamt EUR 135,30 mit einem Betrag von EUR 30,00 durch Guthabenkarte beglichen, die restlichen EUR 105.30 wurden bar bezahlt – soweit eigentlich ein relativ normaler Vorgang.

Vermutlich durch Missverständnisse bei der Bedienung ist hier ein „Familientransfer“ im übertragenen Sinne versehentlich passiert: Der Umsatz, der ursprünglich ohne konkreten Kunden auf das Standardkonto „Laufkundschaft“ gebucht wurde, ist beim Bezahlvorgang auf einen Kunden namens „Gutschein, Gutschein“ – also offensichtlich ein Verrechnungskonto – umgebucht worden.

KONTRGNR 2019011082: 214 Datensätze in der Datei Bookings - davon haben 212 den Datensatztyp (KONTTYP) „q“.

► In diesem Falle handelt es sich um die Bezahlung einer Schuld im Kundenkonto mittels Guthaben-Karte. Es ist so, dass es in der Kasse die Möglichkeit gibt, Belege in ein Konto „auf Rechnung“ zu buchen. Diese Buchungen erscheinen dann in den Kassenkonten in dieser Art – hier im Beispiel Beleg 2019001207:

Für diese Kunden wird dann ein OP-Konto geführt, in dem diese Überträge zusammengefasst werden und aus dem heraus manche Kunden Lastschriften oder monatliche Abrechnungen erzeugen. In diesem konkreten Fall wurde in der Kasse die Funktion genutzt, die Schuld aus dem OP-Konto zu bezahlen – dann werden alle Belege mit Ihren Details zusammengesucht und der zu zahlende Gesamtsaldo berechnet – in diesem Fall EUR 35.57:

In dem Fall führt die Einlösung des Gutschein-Guthabens letztlich zu einer Gutschrift auf das OP-Konto, das die Forderung dort ausgleicht und damit ist alles erledigt. Die einzelnen Datensätze mit der Kennung „*“ gefolgt von „PER“, „INV“ bzw. „DET“ (für Person, Invoice und Detail) dienen nur der internen Dokumentation, welche Positionen durch diesen Vorgang tangiert wurden. Zusätzlich sind diese Datensätze mit KONTTYP „q“ gekennzeichnet. Die eigentlichen Vorgangs-Datensätze sind aber natürlich schon an anderer Stelle vorhanden (sollten Sie auch im Export an den entsprechenden Stellen auch finden).

Da diese Datensätze nur der Dokumentation dienen, sind die Felder KONTBRUTTO und KONTNETTO hier auch 0. Insgesamt ist die Kasse so programmiert, dass KONTBRUTTO den wirklich entscheidenden Wert enthalten muss.

KONTRGNR 2019018907 - Bestellungen und Zahlungen mit auseinanderliegendem Datum

► In unserer Kassenlösung war es möglich, bestehende Bestellungen, die, wie Sie hier im Beispiel sehen, im Oktober bereits getippt („bestellt“) wurden, in der Kasse stehen zu lassen. Sie waren dann bereits fix gebucht und nicht mehr löschbar (ggf. nur noch durch dokumentierte Gegenbuchung stornierbar). Damit wurde das im Clubbereich übliche Zahlen beispielsweise zum Monatsende etc. vereinfacht, wobei wir eigentlich empfehlen, in solchen Fällen über den OP-Bereich zu buchen, wie unter 4. dargestellt.

In diesem Falle ist der Zeitraum zudem recht extrem ausgefallen: Der Kunde hat seine zwei Bonpositionen vom Oktober 2019 erst im Mai 2020 schliesslich bezahlt.

Da der Export auf die Vorgänge im Jahre 2019 begrenzt wurde, sind zwar die Bestell-Buchungen in Ihrem Export vorhanden, der Belegkopf, die Bestellposition vom Mai 2020 und die Bezahlung des Gesamtbetrages hingegen gehören in den Export für das Jahr 2020.

KONTRGNR 2019007581 Behandlung von Gutscheinen

► In diesem Falle handelt es sich wiederum wie unter Punkt 4. um den Ausgleich einer Schuld im Kundenkonto mittels Guthaben-Karte. Dann wird ein Beleg mit den Bestellpositionen erzeugt, der durch einen Transfer in das OP-Konto ausgeglichen wird. Aus Kassen-Sicht sieht das dann so aus:

Im OP-Konto (hier des Restaurants) erscheinen die Buchungen dann in dieser Form:

Hier werden letztlich nur die Beleg-Summen gesammelt und als Kunden-Konto geführt.

Beim fraglichen Beleg 2019007581 wurde nun der Kunden-Saldo 106,78 bezahlt, indem dafür das Guthaben der Guthaben-Karte verwendet wurde. Deshalb wird auch wiederum die Guthaben-Entnahme von der Guthaben-Karte gegen dieses OP-Konto gebucht, damit dieses letztlich ausgeglichen ist. Mehr Details gibt es in diesem Beleg dann so unmittelbar nicht – die Verbindung zu den damit bezahlten Leistungen über das OP-Konto ist dadurch sehr indirekt geworden. Im Einzelfall kann man dies dann nur über die Konten in der Software natürlich nachvollziehen.

Wo die Gutscheinkarte geladen wurde, kann man hier in den Vorgängen nicht sehen, dazu gibt es Auswertungen innerhalb der Software zur einzelnen Guthaben-Karte – je nach Konstellation beim Kunden ist denkbar, dass die Ladung im Golfbetrieb unabhängig von der Gastronomie vorgenommen wird und eine Nutzung dieses Guthabens im Restaurant zu einer Verrechnung zwischen Anlagen-Betrieb und Gastronomie-Betrieb führt. (siehe auch Punkt 2.)

KONTRGNR 2019016690

► Hier handelt es sich um drei Vorgänge, die unmittelbar nacheinander erfolgt sind. Da Herr Axel Heck bei uns im Team ist, vermute ich, hier sollte die Gutschein-Funktion getestet oder demonstriert werden.

1. Beleg 2019016687 13:12 Uhr: Verkauf eines Gutscheines über EUR 100,00 und Barzahlung desselben.

2. 13:27 Uhr wurde dieser Beleg storniert, deshalb wurde ein Aufhebungs-Beleg 2019016690 erzeugt, der mit umgekehrten Vorzeichen den eigentlichen Verkaufsvorgang aufhebt. Der Gutschein ist damit wieder in der Kasse als bestelltes Produkt.

3. In der Kasse wurde dann der Gutschein-Verkauf an sich wiederum storniert und gegengebucht. Damit handelt es sich nun um einen 0-Beleg, der um 13:33 mit Beleg-Nummer 2019016691 ausgebucht wurde.

Letztlich heben sich alle Buchungen in diesem Zusammenhang gegenseitig auf und dokumentieren lediglich einen wieder vollständig stornierten Verkaufsvorgang eines Gutscheins.