PCCaddie

Menu

E-Mail und "Online Rechnungsversand"

Mit diesem Modul können Sie E-Mails direkt aus PC CADDIE versenden. Dies können Rechnungen, AHR Briefe und vieles mehr sein.

Lassen Sie sich für das Modul von PC CADDIE lizenzieren. Ein Angebot können Sie unter support@pccaddie.com anfordern. Sobald das Modul für Sie lizenziert ist, finden Sie den Menüpunkt E-Mail in PC CADDIE direkt unter Personen/E-Mail

Grundeinstellungen

Sie gelangen direkt über Personen-E-Mail in die Einstellungen. Zuerst sehen Sie die E-Mail Ausgangsliste und können unten links in Konfiguration klicken.

Füllen Sie hier passend aus:

  • Realname - das ist Ihr Absendername, so wird der Absender den Empfängern angezeigt.
  • POP 3 - dies hat derzeit keine Funktion und Sie könnnen es daher leer lassen (wäre für einen evtl. Posteingang direkt in PC CADDIE).
  • SMPT - Diese rot markierten Daten müssen gefüllt werden - Fragen Sie Ihre Haus-Technik nach den Daten.

E-Mail-addresses:

  • From - von welcher Absendermailadresse wollen Sie senden?
  • Reply to - an diese Adresse werden die Antworten gesendet, die auf Ihre Mails von den Empfängern beantwortet werden.

:!: Test an:

  • Einstellung der Testmail: TEST

Versand durch:

  • Direkt zum SMTP Server - dies ist die standardmässig passende Einstellung!
  • Durch Service zum SMPT Server - hierzu ist eine Installation auf Ihrem Server nötig - fragen Sie bei Bedarf nach bei support@pccaddie.com
  • Setzen Sie NICHT den Haken „durch PCCADDIE versenden“!

:!: Bitte bestätigen Sie mit OK wenn alle Felder passend gefüllt sind.

Mit diesen Sonderparametern kann der Mailversand portioniert werden:

MAIL_TIMER_COUNT:10 (die Zahl ist frei wählbar, 10 ist default)

MAIL_TIMER_DELAY:60 (die Wartezeit nach einem solchen Block so einstellen)

Das funktioniert nur, wenn der Versand über einen Service im Servicemanager eingerichtet ist!

Vorlagen

In der Konfiguration können beliebig viele Vorlagen erstellt werden. Die Vorlagen können individuell angepasst werden.

(1) Neu

  • (1) Name der neuen Vorlage. Eine Vorlage mit dem gleichen Namen darf nicht existieren
  • (2) Vorlage, die zur Neuerstellung kopiert werden soll
  • (3) Gruppe, zu der die Vorlage gehört. Eine neue Gruppe kann hinzufügen von ???_ vor dem Namen erstellt werden

(2) Bearbeiten

Öffnet das Fenster zur Bearbeitung der gewählten Vorlage.

(3) Löschen

Löscht die gewählte Vorlage. :!: Eine gelöschte Vorlage kann nicht wiederhergestellt werden!

(4) Umbenennen

Nennt die gewählte Vorlage um.

Vorlage bearbeiten

Allgemein

  • (1) Empfänger: Kann, wie im Beispiel, auch ein Feld sein.
  • (2) Kopie-Empfänger:
  • (3) Blind-Kopie:
  • (4) Absender:
  • (5) Antworten an: E-Mail Adresse, die Antworten auf die Mail erhalten soll.
  • (6) Betreff: Möglichst klar und aussagekräftig.
  • (7) HTML: HTML im Editor bearbeiten
  • (8) Vorschau: Mail als HTML in Browser-Fenster öffnen
  • (9) Felder: Liste der Personen-Felder anzeigen
  • (10) Format: Liste der möglichen Formatierungen anzeigen
  • (11) Fett: Markierten Text fett schreiben
  • (12) Kursiv: Markierten Text kursiv schreiben
  • (13) Unterstr.: Markierten Text unterstreichen
  • (14) Übersch. 1: Markierter Text ist eine Überschrift
  • (15) Hell: Helle Box um markierten Text
  • (16) Dunkel: Dunkle Box um markierten Text
  • (17) Grün: GrüneBox um markierten Text
  • (18) Orange: Orange Box um markierten Text
  • (19) Code: Markierter Text als Codebox anzeigen
  • (TX) Text der Mail

Die Befehle in spitzen Klammern <USERNAME.>, <USERMAIL.>, <USERTELE.> sind benutzerdefiniert und beziehen sich auf die hinterlegten Daten in der Passwortverwaltung. Sie können hier auch direkt Name, Mail und Telefonnummer der Ansprechperson im Club hinterlegen und die Mails so einheitlich versenden.

Fusszeile

  • (1) Vorlage, aus der die Fusszeile sowie HTML genommen werden sollen. Dann werden diese Sachen in der aktuellen Vorlage nicht mehr beachtet
  • (TX) Text der Fusszeile. Bei <MAINTEXT.> wird der Text der Mail eingefügt

HTML

Ist unter HTML etwas eingetragen, wird die Mail als HTML-Mail versendet. Bleibt das Textfeld leer, wird die Mail als Text-Mail versendet.

Bei &LT;MAINTEXT.&GT; wird der Text der Mail eingefügt.

&LT;MAINTEXT.&GT;

Anhang

  • (1) Anhang: Dateipfad des Anhangs. Bei automatisch generierten Anhängen <FILE01.> (Z.B. Rechnungsversand)
  • (2) Benennen: Name des Anhangs, wenn er versendet wird. Kann auch Felder beinhalten.
  • (3) Speichern: Anhang speichern oder nach dem Senden gleich wieder löschen?

Optionen

  • (1) Soll gesetzt sein, wenn etwas angehängt werden soll.
  • (2) Optional
  • (3) Fertige Mail vor dem Versenden nochmals anzeigen. Kann z.B. beim Rechnungsversand eventuell stören.
  • (4) Termin: Mail zu einem bestimmten Termin versenden

Vordefinierte Vorlagen

DEFAULT (leere Vorlage)

Standardmässig ist nur diese Vorlage hinterlegt. Sie wird automatisch verwendet, wenn aus dem Mailfenster über den Button neue Email eine Mail geschrieben wird. Konfigurieren Sie diese Vorlage nach Wunsch mit der Grussformel und dem Absender.

Löschen Sie diese Vorlage bitte nicht!

INVOICE (Rechnungen/Online-Rechnungsversand)

Grundlagenkenntnisse zum Thema Rechnungen finden Sie hier: Rechnungen erstellen

Online Rechungsversand per E-Mail

Hier legen Sie die Einstellungen für Ihren E-Mail-Versand fest:

  • (1) In diesem Feld wird der Name für die Rechnungs.PDF-Datei vorgeschlagen: inklusive Angabe der Rechnungs-Nummer. Sie können die Benennung an Ihre Bedürfnisse anpassen.
  • (2) Ist „speichern“ aktiviert, wird die Rechnungs.PDF direkt automatisch bei der Person im Dokumentmanagementsystem gespeichert, sofern Sie das Modul PC CADDIE CRM\DMS nutzen. Deshalb ist hier auch Personenname wichtig. Schauen Sie dazu auch hier: CRM\DMS
  • (3) Hier können Sie der E-Mail weitere Anhänge hinzufügen z.B. AGB, die neue Beitragsordnung etc.
  • (4) Falls Sie diese weiteren Anhänge (im Beispiel: Punkt 3) nicht bei jeder Person speichern wollen, entfernen Sie für diesen Anhang den Haken bei „speichern“.

Testmail und Rechnungslayout

Wenn Sie unter Grundeinstellungen den Haken bei Einstellung der Testmail: Test an gesetzt haben und eine E-Mail Adresse eingegeben haben, die das Testmail mit einem Rechnungs-PDF erhalten soll, so wechseln Sie jetzt in ein Personenkonto (evtl Sie selbst?) in einen Beitragsbereich z.B. CLUB.

Bereiten Sie einen Artikel vor zum Rechnungsdruck (Sie können ja nach dem Test wie gewohnt die Rechnung wieder zurücknehmen und den Artikel löschen). Rechts gehts dann weiter mit Drucken.

Wir schauen dann beim Text für Rechnung mit Bearbeiten was im Rechnungslayout noch fehlt:

  1. Ein derartiger Befehl ist wirklich wichtig. Hier ist eine sog. PGE-Datei der Rechnung hinterlegt, mit der das Briefpapier mitgedruckt wird. Falls Sie Ihre Rechnungen noch auf von der Druckerei vorgedruckte Briefpapiere drucken, sollten Sie sich von PC CADDIE eine PGE Datei erstellen lassen. Sie können die Datei auch selbst erstellen
  2. Ohne diesen Befehl ist das Erstellen der Rechung per Mail nicht möglich:!: Es ist egal wo der Befehl im Rechnungslayout steht, Hauptsache er ist enthalten!

Der Befehl <BANKVERBINDUNG> druckt bei Versand der Rechnung per Mail, die IBAN unkenntlich mit xxxxxxx, um auch zukünftiger Internetkriminalität vorzubeugen.

Wenn alles passt, speichern Sie das Layout bitte mit passendem Namen, z.B. Rechnung per Mail

Testen Sie jetzt ! Drucken Sie die Rechnung :!:

:!: Wenn der Test geklappt hat, haben Sie jetzt unter Personen-E-Mail einen Eintrag in Ihrer Mailausgangsliste, ausserdem liegt die Testmail im Posteingang der E-Mail Adresse, die Sie bei Test an eingetragen haben.

:!: Vergessen Sie nicht, im Konto Ihrer Testperson die Rechnung wieder zurückzunehmen ! ;-)

Rechnungsversand Einzeln

Wenn Sie den Haken bei Test an entfernt haben, können Sie einfach direkt aus den Kundenkontos mit passendem Rechnungslayout Rechnungen einzeln per Mail versenden. Falls für einen Kunde keine Mailadresse in den Personendaten hinterlegt ist, öffnet sich eine Rückfrage von PC CADDIE und fragt Sie beim Druck der Rechnung nach der Mailadresse.

Sollten Sie dann entscheiden, die Rechnung auszudrucken und mit der Post zu versenden, dann wechseln Sie bitte auf ein Rechnungslayout ohne den Befehl <SENDMAIL:INVOICE>

Rechnungsversand in Serie

  1. Zuerst starten Sie den Rechnungsversand per Mail! Damit haben Sie alle automatischen Möglichkeiten und der Ablauf ist einfach!
  2. Danach werden die Rechnungen zum Postversand gedruckt.

Den Serienrechnungsdruck starten Sie wie gewohnt über Umsätze/Rechnungen. Achten Sie darauf, dass das Rechnungslayout Rechnung per Mail eingestellt ist, mit dem Befehl <SENDMAIL:INVOICE>.

Einen besonderen Personenfilter brauchen Sie nicht. Beim Versand der Rechnungen per Mail werden automatisch nur Rechnungen erstellt (mit Rechnungsnummer) für diejenigen Personen, für die eine E-Mail Adresse hinterlegt ist.

Alle übrigen in den Konten vorbereiteten Beträge stehen danach ebenso für den Druck auf Papier zur Verfügung. Sie brauchen hier ebenso keinen speziellen Personenfilter, lediglich sollten Sie das Rechnungslayout wechseln auf ein Layout ohne den Befehl <SENDMAIL:INVOICE>.

Vor dem Versand werden sie gefragt, ob sie gleich alle Mails auf einmal versenden oder diese einzeln nochmals bestätigen möchten:

Mit nein fr alle und Abbruch können Sie den Versand an dieser Stelle nochmals abbrechen.

Test der E-MAIL-Versendung

Wenn Sie das Modul erst einmal ausführlich testen möchten, können Sie bei der Konfiguration einstellen, dass alle Mails an eine Testadresse gesendet werden sollen. Solange dieser Haken aktiviert ist, werden alle E-Mails an die Testadresse gesendet und nicht an den definitiven Empfänger.

Solange der Haken für Test an gesetzt ist, werden Sie mit folgendem Dialog gefragt, ob Sie noch testen wollen oder ob die Mail definitiv versendet werden kann:

Mail Ausgangsliste

Konfiguation in der Personenmaske

In der Personenmaske unter der Lasche Bank/Zahlung definieren Sie, an welche E-Mail-Adresse die Rechnung versendet werden soll.

Im nachfolgenden Link ist beschrieben, wie Sie die E-Mail-Adresse korrekt hinterlegen E-Mail Adresse hinterlegen.

Beispiele

HTML Vorlage

<!DOCTYPE html>
<html>
  <head>
    <title>Mail</title>
    <meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=utf-8" />
    <meta name="Generator" content="7.51" />
    <style type="text/css">
* {font-family: Arial, Tahoma, Helvetica, sans-serif;}.table {width: 98%;padding: 0px 1% 0px 1%;}.content .text {padding: 10px 0px
10px 0px;font-size: 14px;}.content .text h1 {margin: 0;padding: 0;font-weight: bold;font-size: 26px;line-height: 30px;}.content
.text h2 {margin: 0;padding: 0;font-weight: bold;font-size: 24px;line-height: 28px;}.content .text h3 {margin: 0;padding:
0;font-weight: bold;font-size: 22px;line-height: 26px;}.content .text h4 {margin: 0;padding: 0;font-weight: bold;font-size:
20px;line-height: 24px;}.content .text h5 {margin: 0;padding: 0;font-weight: bold;font-size: 18px;line-height: 22px;}.content .text
a,.content .text a:hover,.content .text a:visited {font-weight: bold;text-decoration: none;color: #57a632;}.content .text ul
{padding: 10px 0px 10px 25px;margin: 0;}.content .text ul li {list-style-type: disc;margin-bottom: 5px;}.content .text ul.dec li
{list-style-type: decimal;margin-bottom: 5px;}.content .text ul li ul {padding: 0px 0px 10px 20px;margin: 0;}.content .text ul li
ul li {list-style-type: circle;}.resp_footer .mail,.resp_footer .mail:hover,.resp_footer .mail:visited,.resp_footer .link,
.resp_footer .link:hover,.resp_footer .link:visited {text-decoration: none;color: #57a632;}.content {font-family: Arial, Tahoma,
Helvetica, sans-serif;width: 600px;color: #4d514f;line-height: 20px;border-spacing: 0;}.content .text .box {width: 580px;margin:
10px 0px 10px 0px;padding: 10px;background: #eeeeee;}.content .text .darkbox {width: 580px;margin: 10px 0px 10px 0px;padding:
10px;background: #909090;color: #ffffff;}.content .text .greenbox {width: 580px;margin: 10px 0px 10px 0px;padding: 10px;background:
#57a632;color: #ffffff;}.content .text .orangebox {width: 580px;margin: 10px 0px 10px 0px;padding: 10px;background: #F29200;color:
#ffffff;}.content .text .codebox {font-family: courier;width: 580px;margin: 10px 0px 10px 0px;padding: 10px;background:
#eeeeee;}.content .text .codebox ul li {font-family: courier;}/* Footer */.resp_footer {font-family: Arial, Tahoma, Helvetica,
sans-serif;text-align: left;width: 600px;height: 270px;font-size: 12px;color: #4d514f;line-height: 16px;border-top: 1px solid
#d3d3d3;border-bottom: 1px solid #d3d3d3;}.resp_footer_logo1 {height: 70px;}.resp_footer_logo2 {height: 70px;}.resp_footer_3
{display: none;}@media screen and (max-width: 619px) {.content {width: 300px;}.content .text .box,.content .text .darkbox,.content
.text .greenbox,.content .text .orangebox,.content .text .codebox {width: 280px;}.resp_footer {width: 300px;height:
450px;}.resp_footer_logo2 {display: none;}.resp_footer_2 {display: none;}.resp_footer_3 {display: table-cell;}}
    </style>
  </head>
  <body>
    <table>
      <tr>
        <td>
          <!-- Table of content -->
          <table class="content">
            <tr>
              <td class="text">&LT;MAINTEXT.&GT;</td>
            </tr>
          </table>
        </td>
      </tr>
    </table>
    <!-- ANFANG Bildinfo mit Link - Table of Picture Content -->
    <table>
      <tr>
        <td>
          <a href="https://www.pccaddie.de/nachricht-lesen/article/clubmeisterschaften-meistern.html" target="_blank">
            <img src="https://www.pccaddie.de/fileadmin/user_upload/content/Uploads/2018_03_Mailbanner.png" width="600px" border="0" />
          </a>
        </td>
      </tr>
      <!-- ENDE Bildinfo mit Link - Picture Content -->
      <tr>
        <td>
          <!-- Table of footer -->
          <table class="resp_footer">
            <tr>
              <td class="resp_footer_logo1">
                <img src="pccaddie1.png" alt="" />
              </td>
              <td class="resp_footer_logo2">
                <img src="pccaddie2.png" alt="" />
              </td>
            </tr>
            <tr>
              <td class="resp_footer_1">
              <b>PC CADDIE AG</b>
              <br />Bachtelweg 3
              <br />6048 Horw/Luzern
              <br />Schweiz
              <br />Mail 
              <a href="mailto:support@pccaddie.com" class="mail">support@pccaddie.com</a>
              <br />Web 
              <a href="http://www.pccaddie.com/" class="link" target="_blank">www.pccaddie.com</a>
              <br />
              <br />Verwaltungsrat:
              <br />Benedikt Schmedding (Pr&auml;sident)
              <br />Marc Spangenberger
              <br />UID CHE-105.347.983 HR/MWST</td>
              <td class="resp_footer_2">
              <b>Deutschland</b>
              <br />Fon +49 2642 9854110
              <br />Fax +49 2642 9854199
              <br />
              <br />
              <b>&Ouml;sterreich</b>
              <br />Fon +43 1 355667788
              <br />Fax +43 1 355667799
              <br />
              <br />
              <b>Schweiz</b>
              <br />Fon +41 41 5110600
              <br />Fax +41 41 5110699</td>
            </tr>
            <tr>
              <td class="resp_footer_3">
              <b>Deutschland</b>
              <br />Fon +49 2642 9854110
              <br />Fax +49 2642 9854199
              <br />
              <br />
              <b>Österreich</b>
              <br />Fon +43 1 355667788
              <br />Fax +43 1 355667799
              <br />
              <br />
              <b>Schweiz</b>
              <br />Fon +41 41 5110600
              <br />Fax +41 41 511069</td>
            </tr>
          </table>
        </td>
      </tr>
    </table>
  </body>
</html>
de/personen/mail/mail.txt · Zuletzt geändert: 2019/02/14 18:01 von msp
War dieser Artikel hilfreich?-11+1